Автоматизовані інформаційні технологи в організації

Інформаційні технології реалізуються в автоматизованому і традиційному (паперовому) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології.

Автоматизація – заміна діяльності людини роботою машин і механізмів. Ступінь автоматизації може змінюватися в широких межах: від систем, в яких процес управління повністю здійснюється людиною, до таких, де він реалізується автоматично.

Необхідність автоматизації. Автоматизація управління, а значить і автоматизація інформаційної системи, автоматизація технологій необхідні в таких випадках:

• – фізіологічні і психологічні можливості людини для управління даним процесом недостатні;
• – система управління знаходиться в середовищі, небезпечної для життя і здоров'я людини;
• – участь людини в управлінні процесом вимагає від нього занадто високої кваліфікації;
• – процес, яким треба управляти, переживає критичну або аварійну ситуацію.

Автоматизована інформаційна технологія передбачає існування комплексу відповідних технічних засобів, що реалізують інформаційний процес, і системи управління цим комплексом технічних засобів (як правило, це програмні засоби та організаційно-методичне забезпечення, що погоджує дії персоналу і технічних засобів у єдиний технологічний процес).Оскільки істотну частину технічних засобів для реалізації інформаційних технологій займають засоби комп'ютерної техніки, то часто під інформаційними технологіями, особливо під новими інформаційними технологіями, розуміються комп'ютерні інформаційні технології, хоча поняття "інформаційна технологія" відноситься до всякого перетворенню інформації, в тому числі і на паперовій основі.

Нова інформаційна технологія (комп'ютерна інформаційна технологія) – інформаційна технологія з "дружнім " інтерфейсом роботи користувача, що використовує персональні комп'ютери і телекомунікаційні засоби. Інструментарієм нової інформаційної технології (табл. 4.1) є один або кілька взаємопов'язаних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в яких дозволяє досягти поставленої користувачем мети [б].

Таблиця 4.1.

Основні характеристики нових інформаційних технологій

Таким чином, автоматизована інформаційна технологія складається з технічних пристроїв, найчастіше комп'ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно методичних матеріалів, персоналу, об'єднаних у технологічний ланцюжок. Цей ланцюжок забезпечує збір, передачу, накопичення, зберігання, обробку, використання та поширення інформації.

Якщо розглядати весь життєвий цикл інформаційної системи, то під автоматизованими інформаційними технологіями розуміють сукупність методологій і технологій проектування інформаційних систем, базових програмних, апаратних і комунікаційних платформ, які забезпечують весь життєвий цикл інформаційних систем та їх окремих компонентів – від проектування до утилізації [4].

Мета будь-якої інформаційної технології – отримати потрібну інформацію необхідної якості на заданому носії. При цьому існують обмеження на вартість обробки даних, трудомісткість процесів використання інформаційного ресурсу, надійність і оперативність процесу обробки інформації, якість отримуваної інформації.

Як співвідносяться інформаційна технологія та інформаційна система?

Інформаційна технологія тісно пов'язана з інформаційними системами, які є для неї основним середовищем.

Інформаційна технологія є процесом, що складається з чітко регламентованих правил виконання операцій, дій, етапів різного ступеня складності над даними, що зберігаються в комп'ютерах. Основна мета інформаційної технології – отримати необхідну для користувача інформацію в результаті цілеспрямованих дій з переробки первинної інформації.

Інформаційна система є середовищем, складовими елементами якої є комп'ютери, комп'ютерні мережі, програмні продукти, бази даних, люди, різного роду технічні й програмні засоби зв'язку і т.д. Основна мета інформаційної системи – організація зберігання і передачі інформації [9]. Інформаційна система являє собою людино-комп'ютерну систему обробки інформації.

Реалізація функцій інформаційної системи неможлива без знання орієнтованої на неї інформаційної технології. Інформаційна технологія може існувати і поза сферою інформаційної системи.

Таким чином, інформаційна технологія є більш ємним поняттям, що відбиває сучасне уявлення про процеси перетворення інформації в інформаційному суспільстві. Вміле поєднання двох інформаційних технологій – управлінської та комп'ютерної – запорука успішної роботи інформаційної системи.

З позиції технології і виконуваних функцій АІС може. складатися з декількох елементів.

З точки зору технології виділяється апарат управління, техніко – економічна інформація, методи і засоби її технологічної обробки. Решта елементів утворюють автоматизовану інформаційну технологію обробки даних (ЛІТ).

IT замикає через себе прямі і зворотні інформаційні зв'язки між об'єктом управління (ОУ) і апаратом управління (АУ), а також вводить в систему потоки зовнішніх інформаційних зв'язків.

Функції IT визначають її структуру, яка включає такі процедури, як

• – збір і реєстрація даних; підготовка інформаційних масивів;
• – обробка, накопичення і зберігання даних;
• – формування результатної інформації;
• – передача даних від джерел виникнення до місця обробки, а результатів розрахунків – до споживачів інформації для прийняття управлінських рішень.

Розгляд змісту елементів IT дозволяє виявити підсистеми, що забезпечують технологію функціонування системи (рис. 4.2).

Технологічне забезпечення IT складається з підсистем, що автоматизують інформаційне обслуговування вирішення завдань із застосуванням ЕОМ та інших технічних засобів управління в установлених режимах роботи.

За складом воно зазвичай однаково для різних систем, що дозволяє реалізувати принцип їх сумісності в процесі функціонування. Обов'язковими елементами для IT є інформаційне, лінгвістичне, технічне, програмне, математичне, правове, організаційне та ергономічне забезпечення.

Рис. 4.2. Структурні складові ІC та IT в організації

Технологічний процес (ТП) обробки інформації являє собою комплекс взаємопов'язаних операцій з перетворення інформації відповідно з поставленою метою з моменту її виникнення (входу в інформаційну систему) до моменту її споживання користувачами. Складність і різноманіття варіантів технологічних процесів зумовлюють необхідність їх поділу на етапи та операції.

Етапи технологічного процесу – це його укрупнення частини: відносно самостійні, що характеризуються логічної закінченістю, просторової або тимчасової відособленістю. Етапи діляться на технологічні операції, розрізняються їх складом і послідовністю виконання. Технологічна операція – це взаємозв'язана сукупність дій, виконуваних над інформацією на одному робочому місці в процесі її перетворення для досягнення загальної мети технологічного процес. При цьому важливими е час перетворення і якість результатної інформації. Технологічні операції зазвичай виконуються цілими сукупностями, утворюючи етапи.

Технологічний процес прийнято ділити на етапи: первинний, підготовчий і основний. На первинному етапі забезпечується збір первинної інформації, її реєстрація і передача на обробку. На підготовчому етапі здійснюється перенесення первинної інформації на машинні носії для автоматизації її наступного введення в технічні засоби. Реалізація основного етапу дозволяє виконувати обробку інформації і отримувати необхідні результати. На всіх етапах виконується максимум контрольних операцій для досягнення достовірності та повноти перетворення інформації.

За змістом і послідовності перетворення інформації розрізняють такі технологічні операції: збір і реєстрація інформації, її передача, прийом, запис на машинні носії, арифметична і логічна обробка, отримання результатної інформації, випуск вихідних документів, передача їх користувачам.

Збір інформації – забезпечення системи управління таким обсягом відомостей, який дозволяє виконати поставлені завдання. Збір та реєстрація інформації відбуваються по-різному в різних економічних об'єктах. Найбільш складна ця процедура в автоматизованих управлінських процесах промислових підприємств, фірм тощо, де проводиться збір і реєстрація первинної облікової інформації, що відображає виробничо-господарську діяльність об'єкта. Не менш складна ця процедура і у фінансових органах, де відбувається оформления руху грошових ресурсів. Особливе значення при цьому надається достовірності, повноти і своєчасності первинної інформації.

Збір інформації, як правило, реєструється, тобто інформація фіксується на матеріальному носії (документі, машинному носії) введенням в комп'ютер. Запис у первинні документи в основному здійснюється вручну, тому процедури збору та реєстрації залишаються поки найбільш трудомісткими, а процес автоматизації документообігу, як і раніше, актуальним.

В умовах автоматизації управління підприємством особливу увагу надається використанню технічних засобів збору та реєстрації інформації, які суміщають операції кількісного вимірювання, реєстрації, накопичення і передачі інформації по каналах зв'язку, введення її безпосередньо в комп'ютер для формування потрібних документів або накопичення отриманих даних в системі.

Передача інформації – функція обміну даними, перенесення інформації в просторі. Передача інформації здійснюється різними способами: за допомогою кур'єра, пересилання поштою, доставки транспортними засобами, дистанційної передачі по каналах зв'язку, з використанням інших засобів комунікацій. Дистанційна передача даних по каналах зв'язку скорочує час їх руху, проте це здорожує процес через необхідність застосування спеціальних технічних засобів. Кращим є використання технічних засобів збору та реєстрації, які, автоматично збираючи інформацію з встановлених на робочих місцях датчиків, передають її в комп'ютер для подальшої обробки, що підвищує її достовірність і знижує трудомісткість.

Зберігання інформації – перенесення інформації в часі. Забезпечує накопичення досвіду, запам'ятовування інформації про хід розвитку процесів. Зберігання і накопичення економічної інформації викликано багаторазовим її* використанням, застосуванням умовно-постійної, довідкової та інших видів інформації, необхідністю комплектації первинних даних до їх обробки. Інформація зберігається і накопичується в інформаційних базах, на машинних носіях у вигляді інформаційних масивів, де дані розташовуються по встановленому в процесі проектування поіменованому порядку.

З зберіганням і накопиченням безпосередньо пов'язаний пошук даних, тобто вибірка потрібних даних із збереженої інформації, включаючи пошук інформації, що підлягає коригуванню або заміні. Процедура пошуку працює автоматично на основі складеного користувачем або комп'ютером запиту на потрібну інформацію.

Обробка інформації – вироблена послідовність дій оформляється у вигляді документів: конструктивних програм і управлінських технологій. Виконується для обгрунтування рішень і доцільних способів дій.

Обробка економічної інформації проводиться на комп'ютері, як правило, децентралізовано. У місцях виникнення первинної інформації організовуються автоматизовані робочі місця фахівців тієї чи іншої управлінської служби (відділу матеріально-технічного постачання і збуту, відділу головного технолога, конструкторського відділу, бухгалтерії тощо). Обробка, однак, може проводитися не тільки автономно, але і в обчислювальних мережах з використанням набору комп'ютерів, програмних засобів та інформаційних масивів для вирішення функціональних завдань.

Доведення інформації до користувача – перетворення відомостей протягом процесу виробництва і відомостей, що впливають на хід цього виробництва, у форму, що забезпечує оперативне і безпомилкове сприйняття їх користувачем.

У ході вирішення задач на комп'ютері відповідно до машинної програмою формуються результатні зведення, які друкуються машиною або відображаються на екрані. Друк зведень може супроводжуватися процедурою тиражування, якщо документ з результатної інформацією необхідно надати декільком користувачам.

Ухвалення рішення в автоматизованій системі організаційного управління, як правило, здійснюється фахівцем із застосуванням або без застосування технічних засобів, але в останньому випадку – на основі ретельного аналізу результатної інформації, отриманої на комп'ютері. Завдання прийняття рішень ускладнюється тим, що фахівцю доводиться вибирати з безлічі допустимих рішень найбільш прийнятне, що зводить до мінімуму втрати ресурсів (часових, трудових, матеріальних і т.д.). Завдяки застосуванню персональних комп'ютерів і термінальних пристроїв підвищується аналітичність оброблюваних відомостей, а також забезпечується поступовий перехід до автоматизації вироблення оптимальних рішень у процесі діалогу користувача з обчислювальною системою. Цьому сприяє використання нових технологій експертних систем підтримки прийняття рішень.

Реалізація функцій інформаційної системи неможлива без знання орієнтованої на неї інформаційної технології. Таким чином, інформаційна технологія є більш ємним поняттям, що відображає уявлення про процеси перетворення інформації в сучасному інформаційному суспільстві. Вміле поєднання управлінської та комп'ютерної інформаційних технологій – це запорука ефективної роботи інформаційної системи [4].

Ефективність автоматизованої інформаційної технології визначається вартістю опрацювання даних, трудомісткістю процесів використання інформаційного ресурсу, надійністю і оперативністю процесу опрацювання інформації, якістю отриманої інформації.

Суть проблем, які вирішує інформаційна система за допомогою автоматизованої інформаційної технології наступна [6]:

• 1) виявлення інформаційних потреб;
• 2) збір інформації;
• 3) введення інформації із зовнішніх або внутрішніх джерел;
• 4) опрацювання інформації та її аналіз;
• 5) виведення інформації для надання її споживачам або передачі в іншу систему;
• 6) організація використання інформації (для оцінки тенденцій, розробки прогнозів, оцінки альтернатив рішень і дій, вироблення стратегії;
• 7) організація зворотного зв'язку з опрацьованої інформації та корекція вхідної інформації.