Принципи електронного обміну комерційними та фінансовими даними

Традиційна паперова документація, методи її опрацювання і пересилання за допомогою звичайної пошти спричиняються до великих виробничих і комерційних втрат. Експерти оцінюють вартість опрацювання і ведення паперової документації у 3,5–7,0% загальної вартості комерційних операцій і доставки товарів, що доказує виграш від застосування електронного обміну даними (ЕОД).

Цілком ясно, що електронний обмін документами має великі переваги щодо оперативності, достовірності й надійності обміну.

Електронний обмін даними (ЕОД) – це міжкомп'ютерний обмін діловими, комерційними та фінансовими електронними документами, наприклад

замовленнями, платіжними інструкціями, контрактними пропозиціями, накладними, квитанціями.

ЕОД забезпечує оперативну взаємодію торговельних партнерів (клієнтів, постачальників, торговельних посередників, експедиторів та ін.) на всіх етапах підготовки торговельної угоди, укладання контракту і реалізації поставки.

ЕОД для комерційних цілей (ЕОКД) може на етапі оплати контракту і переказу грошових коштів взаємодіяти із службою електронного обміну фінансовими документами (ЕОФД). Така взаємодія ЕОКД і ЕОФД створює для покупців (клієнтів) ефективне середовище під час виконання усіх торговельно- платіжних операцій:

– он-лайн – перегляд каталогів торговельних пропозицій, товарів і послуг на ринку;
– вибір в інтерактивному режимі потрібного товару/послуги, уточнення умов (вартості й термінів поставляння, торговельних знижок, гарантійних і сервісних зобов'язань);
– он-лайн замовлення товару/послуги або запит контрактної пропозиції, погодження і укладання контракту;
– оперативний контроль поставляння товару;
– одержання за допомогою електронної пошти супровідних документів (накладних, фактур, комплектуючих відомостей тощо);
– підтвердження завершення поставляння товару/послуги, виставляння і оплата рахунків;
– виконання банківсько-кредитних і платіжних операцій.

Для реалізації цих операцій користувачі служби ЕОД повинні використовувати термінальні станції, модеми або адаптери стандарту Х.25, відповідні телекомунікаційні програми.

Для забезпечення надійної передачі великих обсягів даних необхідні виділені лінії зв'язку, програмне забезпечення передачі файлів, електронної пошти і підключення до мережі X.2S. Потрібні також засоби захисту даних від несанкціонованого доступу.

Історія виникнення і розвитку ЕОД веде свій відлік від початку 80-х років, коли несумісність окремих фірмових технологій опрацювання комерційних даних не дозволяла інтегрувати їх у єдину систему, яка б забезпечила комплексну механізацію міжнародних торговельних операцій.

У 1988 р. з'явився міжнародний стандарт (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerceand Transport- UN/EDIFACT) – ООН/ Електронний обмін даними для адміністрації, торгівлі і транспорту, який визначив процедури, формати даних і міжнародні кодові системи для ЕОД.

Розробка і супроводження стандарту UN/EDIFACT здійснюється під контролем двох організацій:

1. Європейської економічної комісії ООН (UN/ЕСЕ), в рамках якої створена спеціальна (4-та) робоча група спрощення процедур міжнародної торгівлі (WP4).
2. Міжнародної організації з стандартизації (ISO), де функціонує спеціальний (154-й) технічний комітет, який займається документами і елементами даних для адміністрації, комерції і виробництва (ТС 154).

Робоча група WP4 здійснює розробку і супроводження стандарту UN/EDIFACT у вигляді двох основних складових – систем довідників UNTDED і UNTDID.

Довідник комерційних елементів даних UNTDED являє собою основу стандарту, він випускається під редакцією Європейської економічної комісії ООН UN/ЕСЕ і конференції ООН з торгівлі й розвитку UNSTAD.

Міжнародною організацією із стандартизації (ISO) встановлено, що розділи 1, 2, 3, 4 і 9 довідника UNTDED мають статус міжнародного стандарту. В п'ятому розділі UNTDED коди назв країн закріплені ISO 3166, а коди валют – ISO 4217.

Довідник з обміну комерційними даними UNTDID являє собою повний комплект документації з стандарту. До нього включені:

– Єдині правила ведення обміну даними по UN/EDIFACT – UNCID;
– Керівні принципи розробки повідомлень UN/EDIFACT – MDG;
– Синтаксичні правила UN/EDIFACT – ISO 9735;
– Керівництво щодо застосування синтаксису UN/EDIFACT – SIG;
– Довідник стандартних повідомлень – UNSM;
– Довідник сегментів – UNEDSD;
– Довідник складених елементів даних – UNEDCD;
– Довідник елементів даних – UNEDED;
– Довідник кодів – UNEDCL.

Таким чином, довідник UNTDID включає в себе низку розділів, які мають статус стандарту ISO, а також містять нову інформацію, необхідну для розробників і користувачів систем електронного обміну даними на базі UN/EDIFACT.

В EDIFACT були виділені чотири основні компоненти, які підлягають стандартизації при підготовці документів для передачі по каналах телекомунікацій. Це елементи даних (data elements), стандартні групи елементів даних (standart data segments), стандартні повідомлення (standart messages) і правила створення форматів документів (syntax rules).

Таким чином, був розроблений набір синтаксичних правил і комерційних елементів, який отримав скорочену назву EDIFACT і був оформлений у вигляді двох стандартів ISO:

ISO 7372 – Довідник комерційних елементів даиих (Trade Data Element Directory).

ISO 9735 – Правила синтаксису на користувацькому рівні (Арр1ісаиоп Level Syntax rules).

Стандарти EDIFACT розроблялись для використання у глобальних комп'ютерних мережах з широким колом користувачів– державними установами, виробниками товарів, виробів і послуг, дистриб'ютерами, брокерами, транспортними експедиторами, банками, страховими компаніями та інш.

Головними цілями створення і використання EDIFACT було визнано:

– визначення стандартних за синтаксисом і семантикою повідомлень, які відповідають міжнародним стандартам;
– заміна звичайних паперових форм і документів електронними документами і відповідними методами їх опрацювання;
– прискорення документообігу і, відповідно, оперативності опрацювання комерційних і фінансових трансакцій;
– створення для малих, середніх і великих фірм більш сприятливих і рівних умов ринкової конкуренції;
– поліпшення умов для підготовки і здійснення торговельних угод;
– більш широке і масове використання клієнтами сучасних комп'ютерних мереж та їх послуг.

На базі стандарту EDIFACT в останні роки інтенсивно розвивається інфраструктура електронного обміну даними. Процес обміну електронними документами підтримується різними комп'ютерними і комунікаційними технологіями, до числа яких входять:

– комп'ютерні робочі станції для підготовки електронних документів, контролю вхідних даних і виходу на мережі передачі даних;
– бази даних, які містять комерційні й фінансові дані, котирування, класифікатори продукції, дані про постачальників і ринки;
– інтерактивні інформаційні системи (системи опрацювання замовлень, біржові інформаційні служби, банки даних, відеотекст тощо);
– електронна пошта, системи опрацювання повідомлень, галузеві й проблемно-орієнтовані системи ED1FACT, системи обміну фінансовими документами.

Інформаційні й телекомунікаційні системи забезпечують для своїх користувачів комплекс послуг з опрацювання й видачі довідкових даних, комерційних звітів, замовлень і торговельних пропозицій, рахунків і платіжних квитанцій.

Усі ці послуги надаються як прикладні служби (Value additional Services), що створюються технологіями електронного обміну даними. На сучасному етапі розрізняють такі основні види прикладних служб:

1. Он-лайнові бази даних (ОЛБД) – бази даних, доступні в оперативному режимі з терміналів користувачів; он-лайнові БД цілодобово відкриті для діалогового пошуку інформації і видачі довідок та різних статистичних звітів; користувачами ОЛБД можуть бути спеціалісти комерційних і фінансових організацій, економісти, дилери, постачальники, агенти фінансових і торговельних організацій.
2. Електронна пошта (ЕП – Electronic Post) – система обміну й опрацювання повідомлень (сукупність електронних поштових скриньок, програмних засобів опрацювання, збереження і передачі повідомлень, термінальних станцій для підготовки і введення повідомлень). Користувачі ЕП можуть проводити міжперсональний обмін повідомленнями, розсилати повідомлення за списками адрес, затребувати свої повідомлення з поштових скриньок, організовувати проблемні телеконференції та виконувати інші функції опрацювання повідомлень (електронних документів).
3. Електронна передача грошових коштів (EFT – Electronic Funds Transfer) – система передачі фінансових (кредитних, платіжних) документів між клієнтами і банками, між банками, між банками та іншими фінансовими і комерційними організаціями. Міжнародна мережа обміну фінансовою інформацією SWIFT забезпечує багато функцій EFT.
4. Електронний обмін даними (EDI – Electronic Data Interchange) – багатоцільова система обміну документами, які мають розвинуту структуру даних. Зазвичай реалізується на базі стандартних програмних і технічних засобів електронної пошти.
5. Управлінські мережні служби (Managed Network Services) – виконують різні виробничі, адміністративні й службові функції управління об'єктами, технологічними лініями, транспортними системами і службовцями підприємств. Реалізуються на базі внутрішньофірмових мереж ЕОМ, розподілених між підрозділами фірми.
6. Телеметричні служби – система оперативного спостереження, дистанційного виміру і контролю за нерухомими і рухомими об'єктами.

Бізнесмени, торговельні агенти, транспортні службовці, банківські спеціалісти, адміністратори, економісти і бухгалтери використовують здебільшого перші чотири служби ЕОД (ОЛБД, ЕР, EFT, EOI). У використанні цих служб важливе значення мають вимоги інтегральності послуг, єдиного мережного доступу (тобто підключення до комп'ютерних мереж за допомогою одного терміналу або ПЕОМ), максимально можливої надійності, простоти і комфортності процедур підготовки електронних документів та їх телекомунікаційного опрацювання. Служби ЕОД мають використовуватися через загальнодоступні телефонні мережі або мережі передачі даних на базі стандарту Х.25 [3,6].

На сучасному етапі ЕОД діє або впроваджується практично в усіх країнах.

Міжнародний статус стандарту EDIFACT сприяє тому, що його використання є обов'язковою умовою адекватного обміну даними із закордонними партнерами для всіх, без винятку, підприємств і організацій України, які здійснюють зовнішньоекономічну діяльність.

Стислий огляд змісту стандарту показує, що UN/EDIFACT – це сформульована певним чином мова подання комерційних документів, яку доцільно використовувати для зв'язку підприємств із зовнішніми організаціями. Під зовнішніми організаціями тут маються на увазі бізнес- партнери, клієнти, суміжники і т. ін.

Може скластися враження, що впровадження міжнародного стандарту не є актуальним для організацій, які не мають прямого зв'язку із зарубіжними партнерами. Адже вітчизняні підприємства майже не використовують EDIFACT. Проте перехід на використання UN/EDIFACT у межах окремого підприємства може бути виправданим не тільки незалежно від виходу на зарубіжний ринок, а й у зв'язку із здійсненням автоматизації управління. Розробникам інформаційних систем управління рекомендується під час проектування власних баз даних використовувати готові структури і синтаксичні характеристики компонентів довідника комерційних елементів даних UNTDED. За виникнення потреб у зв'язках із зарубіжними партнерами це дозволить запобігти необхідності адаптації внутрішніх даних до вимог UN/EDIFACT. Якщо ж такої потреби не виникне, все одно краще використати розробки експертів ЄЕК ООН, ніж проектувати власні БД з унікальними структурами[6].

Повномасштабне використання стандарту викликає необхідність наявності у кожного з учасників обміну комерційними повідомленнями відповідного програмно-апаратного комплексу (рис.5.2).

Взаємодія UN/EDIFACT-транслятора і електронної пошти інформаційної системи підприємства

Рис. 5.2. Взаємодія UN/EDIFACT-транслятора і електронної пошти інформаційної системи підприємства