АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ФУНКЦІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ

Автоматизація офісу

До офісних технологій відносяться: діловодство, управління, контроль управління, створення звітів, пошук, введення та оновлення інформації, складання розкладів, обмін інформацією між відділами офісу, між офісами підприємства та між підприємствами. Типові процедури, що виконуються в перерахованих вище завданнях [15]:

• – обробка вхідної та вихідної інформації (читання і відповіді на листи, написання звітів, циркулярів та іншої документації, яка може включати також малюнки і діаграми);
• – збір і подальший аналіз даних (звітність за певні періоди часу по різних підрозділах у відповідності з різними критеріями вибору);
• – зберігання інформації, що надійшла (швидкий доступ до інформації та пошук необхідних даних).

Це вимагає виконання наступних умов: робота між виконавцями повинна бути скоординована; рух документів по можливості оптимізовано; надана можливість взаємодії підрозділів в рамках підприємства і підприємств в рамках об'єднання.

Автоматизований офіс привабливий для менеджерів усіх рівнів управління у фірмі не тільки тому, що підгримує внутрішній зв'язок персоналу організації, але також тому, що надає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу – це організація та підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і з зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією [7, 11].

Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, спеціалістами, секретарями і конторськими службовцями, особливо вони привабливі для групового вирішення проблем. Вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт. Однак ця перевага є другорядним порівняно з можливістю використання автоматизації офісу в якості інструменту для вирішення проблем. Поліпшення прийнятих менеджерами рішень в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічне зростання організації.

В даний час відомо кілька десятків програмних продуктів для комп'ютерів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопочта, комп'ютерні та телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, а також спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.

Основні компоненти автоматизованого офісу представлені на рис. 7.1. Автоматизація офісної діяльності здійснюється на основі програмно-апаратного комплексу, званого електронним офісом.

Електронний офіс – програмно-апаратний комплекс, призначений для обробки документів і автоматизації роботи користувачів в системах управління [9].

До складу електронного офісу входять такі апаратні засоби: один або кілька комп'ютерів, можливо, об'єднаних в мережу; друкуючих пристроїв; засоби копіювання документів; модем (якщо комп'ютери підключені до мережі або територіально віддаленій ПК). Додатково до складу апаратних засобів можуть входити сканери, використовувані для автоматичного введення текстової та графічної інформації безпосередньо з первинних документів; проекційне обладнання для проведення презентацій.

Рис.7.1. Автоматизація офісу

Основними програмними продуктами, що входять в офіс, є [4, 9]:

• – текстовий редактор;
• – електронна таблиця;
• – система управління базами даних.

До складу програмного забезпечення офісу можуть також входити:

• – програма аналізу та складання розкладів;
• – програма презентації;
• – графічний редактор;
• – програма обслуговування факс-модему;
• – програми перекладу.

Офісні програмні продукти використовуються як самостійно, так і в складі інтегрованих пакетів.

У інтегрований пакет (ІП) для офісу входять взаємодіючі між собою програмні продукти. Основу пакета складають текстовий редактор, електронна таблиця і СУБД. Крім них в ІП можуть входити інші офісні продукти, перераховані вище. Головною відмінною рисою програм, складових ІП, є загальний інтерфейс користувача, що дозволяє застосовувати одні й ті ж (або схожі) прийоми роботи з різними додатками пакета. Взаємодія програм здійснюється на рівні документів. Це означає, що документ, створений в одному додатку, можна вставити в інший додаток і при необхідності змінити його. Спільність інтерфейсу зменшує витрати на навчання користувачів. Крім того, ціна комплекту з трьох і більше додатків, підтримуваних одним і тим же виробником, значно нижче, ніж сумарна ціна (якщо купувати їх окремо).

В даний час на ринку офісних продуктів домінують три комплекти: Borland Office for Windows фірми Novell, SmartSuite фірми Lotus Development і Microsoft Office фірми Microsoft.

Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу системі фірми так само, як в технології обробки даних на оперативному рівні управління. Інформація в базу даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних.

Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних додатків (програм), таких як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції та інш. Будь комп'ютерне додаток автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним і з іншими фірмами.

Отримана з баз даних інформація може бути використана і в некомп'ютерних технічних засобах для передачі, тиражування, зберігання.

Переваги, які надає використання СУБД в електронному офісі:

• 1. Безпаперовій процес формування інформації (тільки кінцевий результат на папері);
• 2. Інтерактивний, діалоговий режим вирішення завдань;
• 3. Можливість колективної співпраці при підготовці рішення;
• 4. Можливість гнучкої перебудови і способу надання інформації.

Інформація, що отримана з баз даних може бути використана як в

комп'ютерних, так і в некомп'ютерних офісних технологіях та технічних засобах – для передачі, тиражування, зберігання.

Текстовий редактор – дозволяє швидко створити текстовий документ будь-якої складності та довести його до досконалості засобами редагування, форматування, правопису. Готовий документ зберігається у зовнішньої пам'яті (або у накопичувачах інформації великих обсягів CD, DVD, FLESH), надалі його можна роздрукувати (принтер) або передати по комп'ютерній мережі. Таким чином, менеджер володіє ефективним засобом письмової комунікації. Як правило, у офісах використовують пакет Microsoft Office. Це сукупність програмних продуктів, всі компоненти якого створюють єдине програмне середовище. Елементи інтерфейсу програм, які входять у пакет уніфіковані. У пакеті є керуючий центр – Диспетчер Microsoft Office. Він дозволяє запускати окремі програми і виходити з них, або одержувати докладні вказівки та оперативну допомогу. До складу пакета MS Office входять такі засоби для автоматизації офісу: Текстовий редактор MS WORD; Табличний процесор MS EXCEL; Програма презентації MS PowerPoint; СУБД MS ACCESS.

Електронні таблиці – це базова складова інформаційної культури будь- якого співробітника і автоматизованої офісної технології. Функції середовища електронних таблиць дозволяють отримувати дані в таблицях за допомогою складних обчислень; виконувати перетворення таблиць розрахунків у діаграми та графіки, проводити аналіз, математичне моделювання, оптимізацію та прогнозування даних таблиць. Обробка даних надає можливість виконувати сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання і перенесення даних, різні ірупи операцій по обчисленнях, агрегація даних і т.д.. Введення даних може бути як з клавіатури, так і з баз даних. Виведення інформації може бути в друкованому вигляді, у вигляді імпортованих файлів в інші системи, безпосередньо в базу даних.

Будь-яке сучасне середовище електронних таблиць має засоби пересилання даних по мережі.

Комп'ютерна графіка – це сукупність методів і засобів автоматизації процесів підготовки, вводу, перетворення, зберігання й відображення графічної інформації за допомогою комп'ютера і графічних пристроїв.

Програми презентацій – використовується для представлення (демонстрації) проекту, надання йому привабливого вигляду з елементами рекламування. У презентацію можна вміщувати: малюнки, фотографії, документи Word, робочі листи Excel, діаграми, графіки та інші об'єкти.

Системи мультимедіа – це інтерактивні комп'ютерні системи, що забезпечують роботу з багатьма інформаційними середовищами, відео, анімованою комп'ютерною графікою, текстом, звуком. Апаратними складовими мультимедіа є акустичний адаптер, мікрофон, акустичні колонки.

Також широко використовуються некомп'ютерні засоби: аудіо- та відеоконференції, факсимільний зв'язок, ксерокс та інші засоби оргтехніки.

Крім того, для організації офісної діяльності використовують електронну пошту, телеконференції та комп'ютерні конференції, технологію відеотексту, технології зберігання зображень, аудіо і відео конференції, факсимільний зв'язок.

Електронна пошта (Е- mail), грунтуючись на мережевому використанні комп'ютерів, дає можливість користувачеві отримувати, зберігати і відправляти повідомлення своїм партнерам по мережі. Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від використовуваного програмного забезпечення. Щоб відіслане повідомлення стало доступне всім користувачам електронної пошти, його слід помістити на комп'ютерну дошку оголошень, при бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете надіслати відправлення з повідомленням про його отримання адресатом.

Коли фірма вирішує впровадити у себе електронну пошту, у неї є дві можливості. Перша – купити власне технічне і програмне забезпечення і створити власну локальну мережу комп'ютерів, що реалізовує функцію електронної пошти. Друга можливість пов'язана з покупкою послуги використання електронної пошти, яка надається спеціалізованими організаціями зв'язку за періодично внесену плату.

Апаратною складовою електронної пошти є модем – пристрій для обміну інформацією між комп'ютерами за допомогою каналів зв'язку (телефонні лінії, виділені канали).

Аудіопочта – це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення на клавіатурі комп'ютера ви передаєте його через телефон. Також по телефону ви отримуєте надіслані повідомлення. Система включає в себе спеціальний пристрій для перетворення аудіосигналів в цифровий код і назад, а також комп'ютер для зберігання аудіоповідомлень в цифровій формі. Аудіопочта також реалізується в мережі. Головною перевагою аудіопочти в порівнянні з електронною є те, що вона простіше – при її використанні не потрібно вводити дані з клавіатури.

Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використовуватися для групового вирішення проблем. Для цього надсилає повідомлення повинен додатково вказати список осіб, яким дане повідомлення призначене. Система буде періодично обдзвонювати всіх зазначених співробітників для передачі їм повідомлення.

Електронний календар – надає ще одну можливість використовувати комп'ютерну мережу для зберігання і маніпулювання робочим розкладом управлінців та інших працівників організації. Менеджер встановлює дату і час зустрічі або іншого заходу, переглядає отриманий розклад та вносить зміни. Технічне і програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентам електронної пошти. Більш того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти. Система додатково дає можливість отримати доступ також і до календарів інших менеджерів. Вона може автоматично узгодити час зустрічі з їх власними розкладами. Використання електронного календаря виявляється особливо ефективним для менеджерів вищих рівнів управління, робочі дні яких розписані надовго вперед.

Комп'ютерні конференції і телеконференції. Комп'ютерні конференції використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між учасниками групи, вирішальною певну проблему. Природно, коло осіб, що мають доступ до цієї технології, обмежений. Кількість учасників комп'ютерної конференції може бути в багато разів більше, ніж аудіо- та відеоконференцій.

У літературі часто можна зустріти термін телеконференція. Телеконференція включає в себе три типи конференцій: аудіо, відео і комп'ютерну.

Аудіоконференції – використовують аудіо- зв'язок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Найбільш простим технічним засобом реалізації аудіоконференції є телефонний зв'язок. Телефонний пристрій оснащений додатковими засобами, що дають можливість участі в розмові більш ніж двом учасникам. Створення аудіоконференції не вимагає наявності комп'ютера, а лише припускає використання двостороннього аудіо- зв'язку між її учасниками. Використання аудіо- конференції полегшує прийняття рішень, воно дешево і зручно.

Телеконференції – засновані на використанні комп'ютерної техніки, що дозволяє користувачам, незважаючи на їх взаємну віддаленість у просторі, і навіть у часі, брати участь у спільних заходах, таких, як організація та управління складними проектами. Для зв'язку між учасниками, користувачі забезпечуються терміналами, приєднаними до комп'ютера, телевізійними камерами та мережею зв'язку. Робота системи регулюється координатором, в функції якого входить організація роботи учасників наради, забезпечення їх присутності на нараді і передача інформації іншим учасникам наради.

Відеоконференції – використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між учасниками групи, що вирішують певну проблему.

Вони призначені для тих же цілей, що і аудіоконференції, але із застосуванням відеоапаратури. У процесі відеоконференції її учасники, віддалені один від одного на значну відстань, можуть бачити на екрані себе та інших учасників. Одночасно з відео зображенням передасться й звуковий супровід. Відеоконференції дозволяють скоротити транспортні і відрядні витрати, крім того – це можливість залучити до вирішення проблем максимальну кількість менеджерів і інших працівників, територіально віддалених від головного офісу.

Апаратними складовими є TV-тюнер, Web-камера, відеопроектор, пристрої мультимедіа.

Відеотекст. Він заснований на використанні комп'ютера для отримання відображення текстових і графічних даних на екрані монітора. Для осіб, що ухвалюють рішення, є три можливості отримати інформацію у формі відеотексту:

• 1) створити файли відеотексту на своїх власних комп'ютерах;
• 2) укласти договір зі спеціалізованою компанією на отримання доступу до розробленим нею файлів відеотексту. Такі файли, спеціально призначені для продажу, можуть зберігатися на серверах компанії, що здійснює подібні послуги, або поставлятися клієнту на магнітних або оптичних дисках;
• 3) укласти договори з іншими компаніями на отримання доступу до їх файлів відеотексту.

Обмін каталогами і цінниками (прайс-листами) своєї продукції між компаніями у формі відеотексту набуває зараз все більшої популярності. Що ж стосується компаній, що спеціалізуються на продажі відеотексту, то їх послуги починають конкурувати з такою друкованою продукцією, як газети і журнали. Так, у багатьох країнах зараз можна замовити газету або журнал у формі відеотексту, не кажучи вже про поточні зведеннях біржової інформації.

Зберігання зображень. У будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велику кількість документів. їх число може бути так велико, що зберігання навіть у формі файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі.

Зберігання зображень (imaging) є перспективною офісної технологією і грунтується на використанні спеціального пристрою – оптичного розпізнавача образів, що дозволяє перетворювати зображення документа або фільму в цифровий вигляд для подальшого зберігання в зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене в цифровому форматі зображення може бути в будь-який момент виведено в його реальному вигляді на екран або принтер. Для зберігання зображень використовуються оптичні диски, що володіють величезними ємностями. Так, на п'ятидюймовий оптичний диск можна записати близько 200 тис. сторінок.

Факсимільний зв'язок – цей зв'язок заснована на використанні факс- апарату, здатного читати документ на одному кінці комунікаційного каналу і відтворювати його зображення на іншому.

Факсимільний зв'язок вносить свій внесок у прийняття рішень за рахунок швидкої і легкої розсипки документів учасникам групи, вирішальною певну проблему, незалежно від їх географічного положення.

Електронне діловодство – призначене для організації та підтримки документообігу в організації. Електронне діловодство користується єдиною базою даних організації. Воно полегшує та раціоналізує роботу звичайної організації. Її основними функціями є:

• – автоматизація процесів документообігу (сканер, принтер, плотер, ксерокс);
• – система контролю виконання наказів і розпоряджень;
• – облік, аналіз і контроль структурних підрозділів;
• – обробка оперативної інформації всередині організації;
• – оперативний обмін інформацією між структурними підрозділами;
• – підвищення якості підготовки та прийняття рішень;
• – моніторинг виробничого процесу на основі складання автоматизованих звітів різних форм;

Автоматизація робочого процесу допомагає знизити до мінімуму так званий "людський фактор". Система дозволяє ефективно використовувати робочий час, вирішувати ділові проблеми за допомогою відео-, аудіо- засобів; користуватись системою on-line.

Історично автоматизаціяпочалася на виробництві і потім поширилася й на офіс. Спочатку вона мала за мету лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. По мірі розвитку засобів комунікацій автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців і управлінців, які побачили в ній можливість підвищити продуктивність своєї праці.

Автоматизація офісу покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками та наказами), а доповнити її. Автоматизація офісу організує раціональну управлінську працю та забезпечить управлінців своєчасною оперативною інформацією.

Автоматизований офіс привабливий для менеджерів усіх рівнів управління у фірмі не тільки тому, що підтримує внутрішньофірмовий зв'язок персоналу, але також тому, що надає їм сучасні засоби комунікації із зовнішнім середовищем.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу – організація та підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і з зовнішнім середовищем. Вона здійснюється на базі комп'ютерних мереж та сучасних апаратно-програмних засобів передачі та обробки інформації.

Офісні автоматизовані технології широко використовуються: управлінцями, фахівцями, референтами та секретарями, особливо вони привабливі для групового вирішення проблем. Ці засоби дозволяють підвищити продуктивність праці у системі діловодства і дають можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт. Автоматизація офісу – це інструмент для ефективного вирішення проблем. Поліпшення прийнятих менеджерами рішень в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічне зростання фірми та її прибутковість [20].