< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Підготовка до виставки

Після прийняття рішення про участь в конкретній виставці експонент повинен виконати наступне:

  • – скласти план підготовки до виставки;
  • – скласти кошторис витрат;
  • – підготувати та оформити експозиції, обрати експонати;
  • – розробити рекламні матеріали;
  • – підібрати і підготувати обслуговуючий персонал (стендистів);
  • – передбачити участь експонента в різних заходах.

Важливе значення в підготовці учасника має підготовка до проведення виставки організатора. Він повинен надати учасникам такі матеріали:

  • – інформаційний лист, що містить докладні дані про тематику виставки, очікуваний склад відвідувачів, минулорічні дані виставкової статистики (площа, кількість учасників, відвідувачів, в т.ч. міжнародних);
  • – плани виставкових павільйонів із розміщеними стендами;
  • – форму-заявку, яку необхідно заповнити для участі у виставці, а також ціни на додаткові послуги та обладнання, надати каталог обладнання;
  • – правила монтажу і демонтажу обладнання, техніки безпеки тощо.

Щоб фірма могла продемонструвати свої зразки на виставці, необхідно подати організатору заявку з проханням зарахувати її до складу учасників. На основі цієї заявки здійснюється реєстрація нового учасника.

Важливо зауважити, що "заявка" використовується тут для позначення пакету документації, який включає:

  • – бланк договору-заявки на участь у виставці;
  • – класифікатор продукції, представлений експонентом;
  • – інформацію для розміщення в каталозі виставки;
  • – місце розташування на основі плану павільйону;
  • – текст напису на фризі стенду;
  • – повідомлення про потребу в конференц-залах, сценічної площадки та інших службових приміщень тощо.

Крім організатора і учасника виставки, рішення про участь у виставці/ярмарку приймає відвідувач виставки. Для цього він, насамперед, повинен визначити цілі перебування на ній. Це може бути ознайомлення з перспективними ідеями розробки необхідного Вам товару, вивчення конкурентів-постачальників і споживачів тощо.

Вивчення джерел інформації

Джерелами інформації про характер виставки є різні спеціальні публікації, що здійснюються асоціативними органами і об'єднаннями організацій і підприємств, які проводять ярмарки і виставки. В Україні таку роботу здійснюють Міністерство економіки, облдержадміністрації, а також підприємства-організатори ярмарків та виставок, які випускають каталоги, де вказується тема ярмарку, місце і дата проведення, номенклатура товарів, різні організаційні питання та фінансові показники. За кордоном такі функції виконують асоціації підпри- ємств-організаторів виставок та ярмарок. Наприклад, в Німеччині випуском довідників, звітів щодо проведення цих заходів займається Комітет німецької економіки в справах торгових ярмарок і виставок (АУМА). Він випускає довідники виставок/ярмарків, що проводяться в Німеччині, в світі (міжнародні), а також в окремих регіонах, де вказується детальна інформація про них.

Такі каталоги розробляються на одно-двох річну перспективу з визначенням тематики, місця проведення. Для кращої орієнтації учасників у виборі ярмарку наводяться такі дані виставкової статистики як площа павільйону (павільйонів), кількість учасників і відвідувачів в попередньому році тощо. Така інформація допомагає учасникам прийняти відповідне рішення щодо участі в ярмарку.

У 1965 році засновано Товариство добровільного контролю за статистичними даними по виставках і ярмарках (ФКМ), яке надає достовірний статистичний матеріал про виставкову площу, експонентів і відвідувачів. Дані ФКМ допомагають у плануванні виставок/ярмарків і контролюванні їх результатів. Разом з контрольними організаціями в країнах Бенілюксу, у Франції, Італії, Австрії і Швейцарії ФКМ випускає брошуру "Статистичні дані по європейських торгових ярмарках і виставках", де щорічно публікуються матеріали англійською мовою про ярмарки різних країн.

Відомості про виставки надають також торгово-промислові палати, ремісничі та зовнішньоторгові палати. Широкий інформаційний матеріал надають організатори ярмарків і виставок: каталог попереднього заходу, номенклатуру і структуру пропозиції, дані про кількість учасників і відвідувачів, результати опитування експонентів, а також частково аналіз ринку та окремих галузей.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >