< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Спілкування на виставках (ярмарках) із засобами масової інформації

Під час роботи ярмарку-виставки контакти із засобами масової інформації, без сумніву, уособлюють важливий чинник для підняття популярності експонента, і, відповідно, привернення уваги відвідувачів до його стенду.

Класичними формами таких контактів є:

  • а) прес-конференції;
  • б) інтерв'ю;
  • в) прес-релізи;
  • г) досьє для преси;
  • д) досьє для прес-центру ярмарку-виставки.

Прес-конференція надає експоненту можливість вступити в безпосередній особистий контакт з представниками засобів масової інформації і "донести" повідомлення, що стосується його підприємства та його участі в ярмарку-виставці до широкої громадськості. Проте, зібрати представників преси та інших засобів масової інформації (радіо, телебачення тощо) під час підготовки, проведення і навіть після закриття ярмарку-виставки рекомендується тільки в тих випадках, коли потрібно оголосити їм дещо важливе (наприклад, продемонструвати новий товар, застосовані технології, повідомити про укладання серйозної торгової угоди тощо). В іншому випадку прес-конференцію проводити не слід, можна замінити її публікацією комюніке.

Якщо ж є підстава для проведення прес-конференції, слід скрупульозно проробити такі питання:

  • 1. Для чого потрібна прес-конференція?
  • 2. Яка її мета?
  • 3. Яка тема прес-конференції?
  • 4. Скільки осіб повинно в ній брати участь?
  • 5. Хто повинен бути присутнім обов'язково?
  • 6. Де її слід провести?
  • 7. Коли її потрібно проводити?
  • 8. Скільки часу вона буде тривати?
  • 9. Що необхідно організувати завчасно?
  • 10. Які умови проведення?

Що стосується тривалості прес-конференції, рекомендується, щоб вона тривала не більше 60 хвилин, будувати ж її доцільно за такою схемою:

  • А) Вступна частина (тривалість 3-4 хвилини):
    • – привітання;
    • – пояснення причини проведення;
    • – програма;
    • – представлення виступаючих;
    • – інформація про матеріали, що подані в пресі (press kit).
  • Б) Виступ (виступаючих повинно бути не більше двох з максимальною тривалістю доповіді 10 хвилин для кожного).
  • В) Обговорення з перспективою проведення приватних бесід (передбачений час 30 хвилин).
  • Г) Закриття (буфет або обід).

Крім звичайних місць проведення прес-конференції (готелі і т. п.), на ярмарках і виставках прийнято запрошувати представників преси на стенд. Проведення заходів на стенді має такі переваги:

  • – експонент перебуває в середовищі, яке його влаштовує, і, відповідно він почуває себе вільніше;
  • – запрошені мають можливість побачити експонати і скласти про них власну думку;
  • – забезпечується присутність великої кількості представників преси, оскільки їх участь у прес-конференції збігається з відвідуванням експозиції.

Незалежно від місця проведення, необхідно потурбуватися про своєчасне (меншою мірою, як за 3 тижні до заходу) розсилання запрошень, підготовку відповідного досьє з необхідною документацією, подарунків тощо.

Щодо сувенірів, необхідно проявити увагу щодо їх якості, причетності до профілю підприємства, делікатного зазначення імені експонента, а також передбачити, щоб їх кількість на 15-20% перевищувала очікуване число гостей.

Враховуючи те, що запрошення, яке скеровується журналістам, є дзеркалом майбутнього заходу, потрібно з особливою старанністю підійти до змісту запрошення, з якого, здебільшого, повинно випливати:

  • – місце і час проведення заходу;
  • – мета проведення;
  • – тематика;
  • – вид пригощання (обід, буфет);
  • – матеріали для підтримки прес-конференції (документація, фотографії тощо), а також спосіб їх розповсюдження (вручення в ході прес-конференції або розсилання поштою);
  • – строк підтвердження участі.

Організація прес-конференції потребує тонкого підходу і, безумовно, є справою спеціалістів. У зв'язку з цим;

  • – не допускайте перебільшення і завжди називайте речі своїми іменами;
  • – виявляйте увагу до своїх конкурентів;
  • – не намагайтеся запевнити інших у тому, що успіх – Ваше особисте досягнення;
  • – ухиляйтеся вступати в суперечки, а також давати односкладові відповіді ("так" або "ні");
  • – не торкайтеся тем, публікація яких у пресі для Вас небажана;
  • – не проявляйте пристрасті на користь або проти кого-небудь із Ваших гостей.

У випадку інтерв'ю на противагу прес-конференціям, ініціативу проведення яких бере на себе експонент, які дуже часто проводяться на стенді в період роботи ярмарку-виставки, ініціатива їх організації виходить від представників преси (здебільшого, галузевих журналів) та інших засобів масової інформації, і відбувається це за правилами, які діють для будь-якого виду інтерв'ю.

Інтерв'ю поділяються на такі основні типи:

  • – інтерв'ю для галузевих журналів;
  • – інтерв'ю для щоденного економічного друку;
  • – інтерв'ю для радіо;
  • – інтерв'ю для телебачення.

Два перших типи, переважно, не є інтерв'ю в строгому значенні цього слова, а уособлюють письмові відповіді на попередньо підготовлений список запитань.

Зовсім по іншому інтерв'ю дається для електронних засобів масової інформації (радіо і телебачення). Тут потрібен особливий талант і відповідна підготовка. В такому випадку послідовність дій повинна бути такою:

  • – необхідно отримати точну інформацію про те, де і коли буде транслюватися інтерв'ю, яка його тривалість, хто, крім Вас, братиме участь у програмі, і підготуватись належним чином;
  • – зіставити те, що Ви хочете сказати, з тим часом, який Вам надано;
  • – уникати компліментів на адресу радіослухачів, телеглядачів програми;
  • – використовувати у своєму виступі короткі та змістовні речення. Дихання повинно бути рівним, чого легше добитися, якщо говорити стоячи;
  • – надати своєму голосу потрібного відтінку, щоб точніше передати зміст того, про що говорите;
  • – не вдаватися до беззмістовних фраз, бажаючи ухилитися від відповіді. Навпаки, набравшись сміливості, зайняти "врівноважену" позицію, яка пом'якшить зміст запитання;
  • – уникати висловів: "не можу відповісти". Краще зізнатися, що тема Вам не знайома, і зберегти за собою право відповісти іншим разом;
  • – відповідати з підкресленим спокоєм на зухвалі запитання, якщо хочете їх нейтралізувати;
  • – у випадку, коли питання поставлене нечітко або в ньому несвідомо допущені неточності, не брати на себе тягар відповіді, а зробивши вигляд, що Ви допомагаєте запитуючому, переформулювати запитання, як це вигідно Вам. Використовуючи вирази типу: "дозвольте мені знову сформулювати запитання...", "я хотів би повідомити..." і т. п. можна обійти "підводне каміння", відверто не ображаючи особи, що запитує;
  • – відповідаючи на запитання, доцільно ухилятися щоразу називати запитуючого по імені. Одного разу буде достатньо.

У випадку інтерв'ю на телебаченні слід потурбуватися про таке:

  • – бездоганність Вашої зовнішності (одяг, зачіска, косметика тощо);
  • – Ваш погляд, який повинен бути спрямований на телеглядачів;
  • – в якій позі Ви сидите: відкинувшись на спинку крісла, Ви створюєте, імовірно, погане враження.

Прес-релізи виступають однією з основних "зв'язуючих ланок" у співробітництві між засобами масової інформації та громадськістю, з успіхом використовуються для реклами, тобто для іншого підприємства, що бере участь у торговому ярмарку-виставці за умови, що участь може дати необхідну інформацію. В такому випадку необхідно:

  • – взяти на себе ініціативу і скористатися силою преси;
  • – намагатися дивитись на речі з точки зору події без коментарів;
  • – виділяти актуальні, багаті на інформацію теми;
  • – зрозуміло викласти тему і віддрукувати кожну сторінку тексту з подвійним інтервалом на окремому аркуші паперу;
  • – супроводжувати тексти чіткими чорно-білими фотокартками форматом переважно 13×18 см;
  • – підібрати відповідний заголовок;
  • – прагнути до повного викладу питання за ознаками: хто, коли, що, де, як, чому.

Хто? – Необхідно згадати в тексті повну адресу підприємства.

Коли? Де? – На якому ярмарку-виставці (повні дані) і де (місце і строки проведення і т. д.).

Що? – Опис події (товару, послуги тощо).

Як? – Як застосовується товар або послуга, чим вони корисні, кому адресовані.

Для чого? – Для чого необхідно розповсюдження інформації (новинка, нововведення тощо).

Інформаційне повідомлення відрізняється від звичайних текстів (вступ, виклад, підсумки). На противагу недосвідченим експонентам, журналісти вміють сконцентрувати важливу інформацію вже в перших рядках тексту. Щоб Ваш прес-реліз не опинився в кошику для сміття, ухиляйтеся опису в дусі: "Компанія адреса .... телефон ... представляє на ярмарку-виставці... нову машину ..., яка змінює відомі типи ... Презентація проводиться на стенді..." тощо, і надайте перевагу такому тексту: "Нова машина ... забезпечує економію енергії в розмірі... тис. гривень, потрібна для ...”

Хороший прес-реліз повинен:

  • – підсумувати слово "прес-реліз";
  • – мати привабливий заголовок і змістовний текст;
  • – бути надрукованим з одного' боку аркуша в 1,5 або 2 інтервали з полями, щоб журналіст мав змогу зробити свої помітки;
  • – повторити на другій сторінці заголовок і дату;
  • – підсумувати повні дані експонента;
  • – супроводжувати текст необхідними фотоматеріалами;
  • – відповідати інформаційному засобу, якому адресовано. Наприклад, для галузевого друку інтереси і технічні дані, тоді як інтерес щоденної преси зосереджений на комерційних інформаціях, застосуванні тощо.

Вірно оформлений прес-реліз складається з таких частин:

A) Заголовок.

Заголовок, який в кінцевому результаті вирішує долю прес-релізу, повинен бути коротким, ясним, змістовним, відповідати змісту тексту і пробуджувати інтерес читача.

Б) Вступ – короткий опис.

Короткий опис часто виділяється жирним шрифтом, є "душею" прес-релізу і повинен відповідати на питання: "Хто, коли, де, що?"

B) Текст.

Текст повинен доповнювати вступ і відповідати на питання "Чому?"

Г) Висновок.

Висновок уособлює додаткове резюме.

Вимоги до змісту:

  • – уникайте спеціальних термінів;
  • – використовуйте просту і зрозумілу мову;
  • – відмовтеся від використання іншомовних слів;
  • – у випадку згадування певних осіб вкажіть їх повні імена, прізвища і посади. Наприклад, не "п. Петренко повідомив ...", а "п. Петренко, завідуючий відділом збуту компанії, повідомив ..."

Досьє з документацією, які призначені для журналістів. У них повинні бути опис, фотографії і відомість по комерційній пропозиції експоната, а також допоміжний матеріал, підібраний відповідно до потреб їх адреcатів і мети участі в ярмарку або виставці.

У випадку, коли досьє призначено для роздавання в ході проведення прес-конференції, воно повинно вміщати імена і посади доповідачів і короткий зміст їх виступів.

Завдання таких досьє – привернути увагу журналістів до відвідування стенду експонента. Досьє розміщують на спеціальних стелажах для преси, які на більшості виставках надаються безкоштовно.

Обсяг досьє повинен бути обмеженим, але його зміст – в жодному випадку.

У будь-якому разі, незалежно від організовуваних експонентом дій, успіх контактів із засобами масової інформації тісно пов'язаний:

  • – з якістю їх підготовки;
  • – з правильним вибором часу їх здійснення;
  • – зі змістом інформації.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >