< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Організаційні цілі та плани. "Дерево цілей" організації у менеджменті

Щоб спільні зусилля співробітників організації були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього необхідно: сформулювати цілі, до яких прагне організація; визначити шляхи досягнення встановлених цілей; поставити задачі перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.

На практиці існує багато критеріїв класифікації планів організації. Найчастіше з них використовують такі:

  • – за критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани;
  • – за критерієм часового горизонту плани поділяють на довгострокові й короткострокові;
  • – за ступенем конкретизації вирізняють завдання й орієнтири.

Стратегічні плани – це плани, які визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей.

Оперативні плани – це плани, у яких стратегія деталізується у розрахованих на короткий термін рішеннях щодо того: що конкретно необхідно зробити, хто повинен це зробити, як це має бути зроблено.

Короткострокові плани – це плани, які складаються на період до 1 року. Вони, як правило не повинні змінюватися.

Довгострокові плани – це плани розраховані на перспективу 3-5 років. Мета цих планів – врахування змін у зовнішньому середовищі організації та вчасне реагування на них.

Завдання – це плани, що мають чіткі, однозначні, конкретно визначені цілі. їх не можна тлумачити двозначно (збільшити виробництво на 3% за рік).

Орієнтири – це плани, що носять характер напрямку дій. Їх використання доцільне за умов невизначеності середовища, великої ймовірності непередбачуваних змін, які вимагають гнучкості управління. Вони визначають курс дій, але не прив'язують управління до жорстких конкретних цілей, тобто вони надають у певних межах свободу для маневру (збільшити обсяги виробництва на 3-4% за рік).

Мета – це кінцевий стан, якого організація прагне досягти в певний момент у майбутньому (ідеальне уявлення про майбутні досягнення підприємства).

Правильно сформульовані організаційні цілі мають відповідати наступним вимогам: конкретність та вимірюваність; орієнтованість у часі; реалістичність, досяжність, не перевищення можливостей організації; несуперечливість, узгодженість, взаємопов'язаність тощо.

Цілі, які окреслені з урахуванням зазначених вимог, виступають своєрідними нормативами, за допомогою яких менеджер може робити висновки про ефективність своєї майбутньої практичної діяльності.

Будь-яка організація має багато різноманітних цілей, сукупність яких утворює складну структуру. Це передбачає необхідність класифікації цілей. Цілі організації можна класифікувати за наступними критеріями:

  • – за спрямованістю дій – цілі зовнішні та внутрішні;
  • – за напрямками діяльності на підприємстві – економічні, техніко- технологічні, соціальні, екологічні;
  • – за можливістю їхнього повного здійснення – "цілі створення" (якого-небудь матеріального об'єкта чи системи) та "цілі розвитку" (коли йдеться про процес);
  • – за охопленням рівнів управління – цілі всього підприємства, окремих підрозділів і груп або індивідуумів;
  • – за часовими характеристиками – коротко-, середньо- та довгострокові;
  • – за відповідною спрямованістю на види діяльності – стратегічні, тактичні, оперативні;
  • – за ступенем оновлення – цілі підтримки наявного рівня, цілі поступового розвитку окремих елементів системи та цілі оновлення;
  • – за впливом на окремі елементи підприємства – виробничі та управлінські; управлінські, в свою чергу, можна поділити на адміністративні функції (планування, організація, мотивація, контроль) і функції підприємства (маркетингові, технологічні, збутові, фінансові, постачання, кадрові тощо);
  • – за характером діяльності – цілі функціонування та цілі розвитку;
  • – за пріоритетами – основні, побічні та підтримуючі;
  • – за вимірюваністю – кількісні та якісні.

Можна також сформувати два класифікаційних типи цілей: прямі та забезпечуючі. Для підприємства, що діє у ринковому середовищі, до прямих цілей належать: зростання прибутковості діяльності; справедлива винагорода персоналу; виконання соціальних зобов'язань; задоволення потреб споживачів; створення конкурентних переваг (конкретних); завоювання ринку тощо.

До забезпечуючих (підтримуючих) цілей підприємства відносять: "виживання" в конкурентній боротьбі; нові види продукції та технології; професіоналізм і компетенцію персоналу, що забезпечують гнучкість і рівень управління в умовах конкурентної боротьби; рівень та умови виробництва тощо.

Роль суб'єктивного фактора у встановленні цілей підприємства може бути визначена через фактичне існування номінально та реально існуючих цілей. Номінальні цілі відбивають проголошені, формально встановлені та всебічно обґрунтовані орієнтири розвитку організації. До них можна віднести: зростання добробуту працівників підприємства, впровадження досліджень НТП у виробництво; виконання зобов'язань щодо соціальної відповідальності перед суспільством тощо. Реально ж можуть переслідуватися зовсім інші цілі: збереження статус-кво на підприємстві для забезпечення досягнутого розподілу влади, розподіл власності на свою користь та ін. Зближенням реальних і номінальних цілей можна підвищити продуктивність організації, створити позитивний імідж.

Досить складна класифікація не дає змоги охарактеризувати повний взаємозв'язок і взаємозалежність цілей, які допомагають налагодити ефективну роботу для їхнього досягнення. Тому крім визнання наявності різних цілей на підприємстві треба аналізувати їхню взаємодію.

Будь-яке управління передбачає досягнення цілей – і в цьому контексті є цільовим. Цільовий підхід до управління знайшов вираз у декількох концепціях: "управління за результатами", "програмно- цільове управління", "стратегічне управління" тощо.

Одним з широко розповсюджених на практиці способів встановлення цілей та оцінки діяльності керівників є так зване "управління за цілями" (МВО – management by objectives).

У відповідності до концепції МВО загальноорганізаційні цілі можна розділити на декілька більш дрібних цілей окремих структурних одиниць організації, які, у свою чергу, можна трансформувати в цілі окремих груп і підрозділів і далі розбити на цілі діяльності окремих виконавців. При цьому цілі діяльності кожного виконавця мають сприяти досягненню цілей його керівника. Внаслідок цього утворюється так званий каскад цілей організації. Якщо кожний виконавець досягає поставлених цілей, тоді своїх цілей досягає і група робітників, і структурний підрозділ організації, і організація в цілому.

Отже, сутність концепції МВО полягає у наступному: для кожного співробітника організації визначається мета його діяльності; забезпечується взаємозв'язок таких цілей; забезпечується досягнення кожним виконавцем встановленої мети; керівник та підлеглий співпрацюють, визначаючи цілі діяльності підлеглого.

На відміну від традиційного процесу встановлення цілей, в процесі МВО цілі для підлеглих не встановлюються керівником одноособово. При цьому розуміється, що ступінь досягнення мети буде основним критерієм оцінки та винагородження діяльності підлеглого.

Процес МВО, іншими словами, розглядається як надання "голосу" підлеглому в процесі встановлення цілей та чіткого визначення результатів його діяльності за певний проміжок часу. Начальник та підлеглий спільно вибирають цілі діяльності підлеглого та "домовляються", як буде вимірюватись їх досягнення.

Необхідною складовою МВО є наявність зворотного зв'язку. В ідеалі МВО вимагає встановлення безперервного зворотного зв'язку, тобто такого, коли працівник самостійно, без зовнішнього втручання відстежує та коригує власні дії. Цей процес самоконтролю доповнюється періодичною оцінкою роботи підлеглого на підставі його звітів.

Процес МВО складається з кількох взаємопов'язаних етапів, кожний з яких включає здійснення кількох кроків (табл. 3.1).

Таблиця 3.1 – Процес управління за цілями

Етапи процесу управління

Зміст етапів

1. Встановлення цілей

1.1. Формування довгострокових цілей, стратегії організації

1.2. Розробка конкретних загальноорганізаційних цілей

1.3. Визначення дивізіональних та групових цілей

1.4. Визначення індивідуальних цілей

2. Планування дій

2.1. Ідентифікація дій (завдань) для досягнення цілей

2.2. Встановлення взаємозв'язків між цілями

2.3. делегування повноважень та визначення відповідальності за виконання дій

2.4. Визначення часу, необхідного для виконання дій

2.S. Визначення ресурсів, необхідних для виконання дій

3. Самоконтроль

3.1. Систематичне відстеження та оцінка ходу досягнення цілей самими працівниками без зовнішнього втручання

4. Періодична звітність

4.1. Оцінка прогресу досягнення цілей керівником

4.2. Оцінка досягнення загальної мети та посилення впливу

Переваги МВО:

  • – оптимізація організаційної структури управління організацією. Завдяки використанню МВО чітко визначається, хто за що відповідає у процесі досягнення загальної мети організації;
  • – забезпечення цілеспрямованої мотивації працівників. Почуття особистої зацікавленості працівників у результатах діяльності виникає внаслідок особистої участі у процесі встановлення власних цілей, можливості "вкласти" в них свої ідеї, знань сфери своєї компетенції та отримання допомоги від начальника;
  • – ефективні методи контролю (винагороджується результат, а не процес діяльності). Найкращим орієнтиром для контролю є комплекс чітко сформульованих цілей.

Недоліки МВО: складність кількісного визначення цілей діяльності певних робіт та імовірність витоку інформації за умов доведення цілей до кожного підлеглого.

Через багатоцільовий характер діяльності підприємства дуже гостро постає проблема визначення та балансу різноспрямованих цілей, що ними користується підприємство у своєму розвитку.

Для того, щоб досягти цілі, особливу увагу треба приділити процесам ідентифікації (взаємозв'язок, ототожнення окремими особами цілей організації з власними цілями) та адаптації (дії, за допомогою яких індивіди намагаються впливати на цілі організації, змінюючи їх).

Для відображення цілей навіть дуже простої організації варто використовувати комплексний підхід, тобто створити систему цілей, яка б відбивала потреби підприємства з точки зору як зовнішнього, так і внутрішнього середовища.

"Дерево цілей" – це наочне графічне зображення підпорядкованості та взаємозв'язку цілей, що демонструє розподіл загальної (генеральної) мети або місії на підцілі, завдання та окремі дії; "цільовий каркас" організації, явища чи діяльності.

Загальний вигляд "дерева цілей" показано на рисунку 3.2.

Рис. 3.2. "Дерево цілей" організації

Основна ідея щодо побудови "дерева цілей" – декомпозиція.

Декомпозиція (розукрупнювання) – це метод розкриття структури системи, при якому за однією ознакою її поділяють на окремі складові.

Метод декомпозиції використовується для побудови "дерева цілей", щоб пов'язати генеральну мету зі способами її досягнення, сформульованими у вигляді завдань окремим виконавцям.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >