< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Організація як функція управління

Все управління в кінцевому рахунку зводиться до стимулювання активності інших людей

Лі Якокка

Після того, як у школі розроблено план роботи, наступним управлінським завданням є організація його виконання.

Розрізняють два поняття "організація":

  • 1. Процес, діяльність, спрямована на упорядкування взаємодії людей, предметів, ідей. Організація як процес, діяльність охоплює весь комплекс дій керівника по реалізації планів і рішень, і має на меті упорядкування взаємодії людей. Ця діяльність повинна бути гнучкою, надійною, оперативною, економічною і такою, що самостійно коригується. Основним тут є вибір способів об'єднання людей у злагоджену, життєздатну, працездатну, стійку єдину систему. Досягається це шляхом встановлення між співробітниками залежності на основі єдності інтересів і результатів спільної діяльності.
  • 2. Форма прояву спільної діяльності – організаційна структура (школа, вищий навчальний заклад). У цьому значенні термін "організація" розуміється як "організаційна структура" (школа, фірма, політична партія). Організувати – означає створити деяку структуру, за допомогою якої навчальний заклад міг би виконувати плани й рішення для досягнення своїх цілей. Структурна організація визначає, хто відповідає за визначену функцію в єдиному організмі школи. Наявність структурної організації є передумовою виконання управлінських рішень. Тут термін "організація" означає діяльність по утворенню, створенню і формуванню цілого (школи) як сукупності взаємозалежних і взаємодіючих частин (підрозділів, відділів, кафедр, робочих груп), виділення яких обумовлене цілями і структурою цілого. Важливою задачею є забезпечення внутрішньої упорядкованості, узгодженості й взаємодії автономних частин цілого, приведення всіх елементів у відповідність із цілями та змінами внутрішнього й зовнішнього середовища.

Організація передбачає формування керуючої підсистеми, здатної оптимально впливати на керовану систему. Сутність організації полягає в тому, щоб виконати рішення організаційно, створити мережу організаційних стосунків, забезпечити цілісність системи, якою управляють, органічні, найефективніші відносини між її компонентами. Організація передоачає формування такої керуючої системи, яка була б спроможна оптимально впливати на керовану систему з метою досягнення поставлених завдань.

Завдання, на які спрямована організація:

  • – визначення структури управління;
  • – виокремлення структурних, змістовних і функціональних компонентів на кожному рівні управління;
  • – визначення ролі кожного підрозділу, кожної людини в досягненні мети;
  • – забезпечення ефективної взаємодії підрозділів і людей, об'єднаних на засадах єдності мети і єдності організації, раціонального розподілу прав, повноважень й обов'язків;
  • – встановлення стосунків субординації, координації і зворотного зв'язку на всіх рівнях управління;
  • – здійснення засобів управлінського впливу з урахуванням рівня розвитку педагогічного й учнівського колективу;
  • – чіткого фіксування правильного їх співвідношення.

Під організацією розуміють діяльність керівників шкіл, спрямовану на формування і регулювання структури взаємодій і відносин, яка необхідна для виконання прийнятих планів й управлінських рішень. Організація – це створення організаційних стосунків, які забезпечують ефективну взаємодію елементів навчального закладу з метою виконання поставлених завдань, вибір форм і методів роботи, які б відповідали можливостям виконавців та обставинам, встановлення термінів, розстановки виконавців з урахуванням їхніх ділових якостей і досвіду, ознайомлення з тим, що конкретно слід робити, з ким взаємодіяти, в якій формі й перед ким звітувати.

Організаційні відносини – це взаємини між учасниками педагогічного процесу, які виникли у зв'язку з розподілом повноважень у спільній діяльності. Організаційні відносини існують об'єктивно й відображають процеси розподілу й кооперації праці.

Визначальним фактором при організації спільної діяльності людей є вибір способу їхнього об'єднання в єдину злагоджену систему. Можна стверджувати, що між людьми встановлені організаційні відносини, якщо залежність між ними набула стійкого характеру. Досягти цього стану можна такими способами:

  • – наділити одного з працівників владними повноваженнями стосовно інших працівників;
  • – установити загальну відповідальність працівників за виконання визначених задач;
  • – забезпечити єдність матеріальних інтересів працівників;
  • – установити и строго дотримуватися єдиних соціально- психологічних, моральних і етичних установок чи цінностей.

Організація передбачає підбір виконавців (учителів, класних керівників, учнів, батьків, представників громадськості) кожного конкретного завдання із великої кількості завдань, визначених у річному плані роботи школи. У підборі виконавців для конкретної діяльності, що має відбутися, враховується рівень професійної готовності, загальної культури, індивідуальні можливості особистості. В організаторській діяльності керівника навчального закладу важливе місце посідає мотивування майбутньої діяльності; делегування виконавцям певних повноважень або прав; інструктаж, надання допомоги в процесі виконання доручень; вибір найбільш адекватних форм стимулювання діяльності.

Організація як функція управління складається з окремих елементів: делегування повноважень, департаменталізація, розподіл функціональних обов'язків, координація діяльності.

1. Делегування повноважень – це передача завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання.

Під відповідальністю розуміють зобов'язання вирішувати поставлені завдання і відповідати за якість їх виконання. Відповідальність не може бути делегована, навіть при передачі завдань підлеглому відповідає за їх виконання керівник.

Повноваження – це обмежене право використовувати ресурси організації і спрямовувати зусилля підлеглих на виконання певних завдань. Приміром, передача повноважень може здійснюватися структурним підрозділам (педагогічній раді, методичному об'єднанню), а може – конкретній посадовій особі (заступнику директора, учителю).

Як правило, повноваження визначаються нормативними документами (законами, положеннями тощо). Але це стосується лише вищої керівної ланки або найбільш загальних аспектів діяльності (права й обов'язки вчителя, повноваження ради школи тощо). Що ж до конкретних повноважень працівника, вони визначаються внутрішньошкільними документами або затверджуються безпосередньо керівником школи. А тому велике значення повинні мати в житті навчального закладу такі документи, як правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції, колективний договір, у яких і конкретизуються повноваження окремих посадових осіб. Керівник навчального закладу особисто розробляє посадові обов'язки для кожної посади, передбаченої штатним розкладом. Зрозуміло, що керівник користується відповідними нормативними документами, досвідом попередніх керівників, але важливо враховувати не тільки конкретні умови даного навчального закладу, але й зміни у взаємовідносинах керівника та підлеглого.

Делегуючи повноваження, керівник повинен розуміти, що далеко не всі педагоги позитивно налаштовані на виконання додаткової роботи, навіть якщо нові повноваження і передбачають нові права, додаткову владу тощо. А тому краще разом з делегуванням повноважень домовлятись і про певні пільги, які б компенсували додаткові витрати часу й зусиль. У директора школи недостатньо фінансових можливостей для компенсації додаткових витрат підлеглого, але не треба забувати, що для більшості педагогічних працівників, економічні стимули не є головними. Важливими є особистісний статус у колективі, подяка, емоційне позитивне ставлення керівника, бажане навантаження і розклад, можливість отримати додаткові вихідні влітку чи на канікулах тощо.

Проте слід мати на увазі, що певні повноваження делегуються не через нормативні документи, а відповідно до організаційної культури школи, традицій, усталених правил, які нікому не спадає на думку заперечувати. Наприклад, у багатьох навчальних закладах прийнято, що за відсутності керівника його обов'язки виконує один із декількох заступників директора, хоча це не передбачено ніякими нормативних документами. Іноді окремі обов'язки чергового вчителя чи класного керівника теж не зафіксовані в документах, а виконуються за традицією, звичкою тощо. Дійсно, важко передбачити всі можливі ситуації, але все ж таки краще, якщо якомога більше конкретних прав й обов'язків працівників будуть установлені відповідними розпорядженнями, наказами положеннями.

Серед повноважень розрізняють: рекомендаційні, обов'язкове узгодження, паралельні, функціональні, лінійні в апараті.

Приміром, педагогічній раді делегуються повноваження, пов'язані з обговорення шляхів удосконалення навчально- виховного процесу, планування роботи навчального закладу, підвищення кваліфікації педагогічних працівників тощо. Проте рішення педагогічної ради є не обов'язковим для виконання всіма педагогами школи. Обов'язковим вони можуть стати лише за умови видання відповідного наказу директором навчального закладу. Такі повноваження є рекомендаційними. Але з окремих питань постанова педагогічної ради є обов'язковою умовою для прийняття рішення (наприклад, нагородження учнів за успіхи в навчанні, переведення до наступного класу, надання пільг щодо харчування). Такі повноваження мають статус обоє язкового узгодження. З паралельними повноваженнями ми зустрічаємось при організації державної підсумкової атестації. Так, усі члени комісії мають рівні права й обов'язки при прийнятті рішення щодо оцінки рівня навчальних досягнень. Функціональні повноваження – найбільш поширені в школі. Це й розподіл обов'язків між заступниками директора, делегування повноважень відповідальним за окремі ділянки роботи, установлення посадових обов'язків працівників школи. Іноді повноваження передаються певному структурному підрозділу (наприклад, творчій групі), члени якого самостійно розподіляють права й обов'язки між собою. У такому випадку ми говоримо про лінійні в апараті повноваження.

2. Департаменталізація – розподіл організації за логічними одиницями й структурними підрозділами. Департаменталізація здійснюється на засадах функціонального й дивізіонального підходів.

Функціональний підхід передбачає розподіл за логічними одиницями (навчальна, виховна, адміністративна робота тощо). Дивізіональний підхід передбачає розподіл на структурні підрозділи (початкова, середня, старша школа, І-ІІ зміна, загальноосвітня школа-гімназія тощо).

У системі загальної середньої освіти рідко можна зустріти департаметалізацію одного виду. Як правило, при розробці організаційної структури поєднуються обидва підходи. Найбільш розповсюдженою моделлю департаменталізації є така, при якій початкова школа є окремим структурним підрозділом зі своїми традиціями, структурою і змістом методичної роботи, режимом, розкладом, керівництвом. Але в питаннях виховної роботи, адміністративно-господарської та учителів початкових класів, і вчителі середньої та старшої школи "грають за одними правилами".

Елементами структури є структурні підрозділи та окремі посади (наприклад директор, заступники, психолог і т. ін.), важливо, щоб уведення кожної посади чи структурного підрозділу передували обґрунтування необхідності такого введення і розробка положення про структурний підрозділ чи посадової інструкції.

У навчальному закладі частіше виокремлюються такі рівні: директор – заступники директора – керівники методичних об'єднань, відповідальні за окремі напрямки роботи – працівники – учні. Відповідні місця в структурі займають структурні підрозділи: педагогічна рада, методичне об'єднання, орган учнівського самоврядування, Рада школи, творчі групи, батьківські комітети, методична рада тощо.

Таким же чином (за рівнем управління і підпорядкованістю) розташовують посади психолога, бібліотекаря, медичного працівника, обслуговуючий персонал тощо.

Вибір загальної організаційної структури залежить від багатьох чинників, проте визначальним є стратегія розвитку навчального закладу. Таким чином, для побудови структури використовують певний алгоритм:

I етап. Поділ організації на блоки відповідно до напрямків реалізації завдань закладу освіти, стратегії розвитку (навчання – виховання – методична робота – адміністративно- господарська діяльність – управління).

II етап. На цьому етапі потрібно визначити, які види діяльності виконуються посадовими особами, а які – структурними підрозділами.

ІII етап. Установлення підпорядкованості й взаємовідносин окремих посад і підрозділів, первинне делегування повноважень.

IV етап. Розробка положень про структурні підрозділи й посадових обов'язків та інструкцій.

Загалом під структурою в теорії управління розуміють відображення внутрішньої побудови системи.

Основними поняттями й елементами структури є:

  • ланка – елемент структури, який являє собою первинну частину або підрозділ організації;
  • орган – структурна частина організації, яка має самостійні функції, стале об'єднання певних ланок структури певним чином, організація в організації;
  • ієрархія – взаємопідпорядкованість елементів структури організації;
  • рівень – горизонталь, яка визначає рівнозначне за ієрархією розташування елементів структури;
  • ступінь – сукупність ланок й органів, які позиціонуються на загальному рівні структури.

При побудові структури спираються на певні принципи:

  • кількісний (кількість членів організації);
  • часовий (одночасна зайнятість членів організації, наявність змін);
  • технологічний (предмети навчального плану, ступені школи тощо);
  • професійний (учні – учителі – адміністрація);
  • функціональний (навчання – виховання – робота з кадрами).
  • 3. Розподіл праці (функціональних обов'язків) – розподіл завдань серед підлеглих (структурних підрозділів) з урахуванням спеціалізації, досвіду, результативності тощо.

Приклади: педагогічне навантаження, класне керівництво, керівництво окремими напрямками (методичне об'єднання, гурток, спортивна робота, чергування, підготовка окремих заходів тощо), розподіл функціоналу серед заступників директора, обсягу роботи серед обслуговуючого персоналу.

З окремих питань (наприклад педагогічне навантаження, розподіл обсягу роботи серед обслуговуючого персоналу) існують нормативи, й керівнику школи потрібно лише врахувати можливості підлеглого та цілі організації, щоб віднайти оптимальний варіант розподілу. Розподіл праці є важливим важелем управління. Урахування побажань підлеглого може стати суттєвим чинником побудови взаємовигідних стосунків, основою для узгодження цілей діяльності підлеглого і цілей організації. А тому доцільно іноді поступатися власними бажаннями, завжди працює більш результативно, у чому безпосередньо і повинен бути зацікавлений керівник. Але зрозуміло, що бажання підлеглого щодо виконання тих чи інших обов'язків повинно відповідати його можливостям. А головне: такі угоди не повинні погіршувати умови навчання дітей.

Можна сказати, що встановлення функціональних обов'язків – швидше мистецтво, ніж наука. Тут не може бути певних рецептів чи алгоритмів: усе залежить від конкретних людей, їх потреб і можливостей. У той же час існують певні традиційні схеми розподілу функціональних обов'язків серед заступників директора, установлення обов'язків психолога, педагога-організатора, бібліотекаря тощо.

4. Координація діяльності. Під цим розуміють об'єднання організаційних зусиль для досягнення єдиної мети організації. Найбільш розповсюджені форми координації: наради, збори; цільові програми; внутрішньо шкільні нормативні документи. При правильній реалізації попередніх елементів (делегування повноважень, департаменталізація, розподіл функціональних обов'язків) потреби в координації діяльності майже не виникає. Якщо оптимально розподілити обов'язки, ретельно написати посадові інструкції і положення про структурні підрозділи, кожен працівник буде знати, що, коли, з ким і де він повинен робити, а тому не потрібно ще раз роз'яснювати, нагадувати, інструктувати.

Структура й функції організації:

  • – вивчення стану питання (що було зроблено до цього моменту, чи є традиції у справі, що зорганізується, або ж проблема вирішується в школі вперше; що найбільшою мірою впливає на успіх справи і т. ін.);
  • – постановка мети й визначення робочих задач;
  • – планування підготовки и проведення справи (попередній підбір людей, їх розподіл на місцях, за часом, ділянками, послідовністю включення);
  • – розробка й добір оптимального змісту, форм і методів майбутньої діяльності (оцінка обсягу роботи, прийомів, способів, засобів і т. ін., якими будуть користуватися люди, реалізуючи намічений план);
  • – забезпечення умов майбутньої роботи (засоби й знаряддя праці, приміщення і т. ін.);
  • – розміщення людей по окремих ділянках (розподіл людей по об'єктах, відповідальних за різні сторони, мікроділянки, завдання);
  • – постановка задач перед виконавцями й створення настрою налаштованості на роботу (роз'яснення значення майбутньої діяльності), інструктаж виконавців;
  • – безпосередня допомога людям у процесі реалізації тієї або іншої справи.

Організувати – значить розподілити роботу на частини або операції відповідно до кількості працівників і доручити виконання кожної ділянки робити тому, хто щонайкраще впорається з цією справою.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >