< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Проведення ділових нарад

Одна з найбільш важливих і найбільш відповідальних форм управлінської діяльності, яка реалізується в усному спілкуванні і під час якої відбувається обмін інформацією між підлеглими й керівником і приймаються управлінські рішення,– ділова нарада. Це важливий чинник, який впливає на організацію режиму роботи всього колективу. Це спосіб залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень з актуальних і найбільш складних питань, що виникають на підприємстві.

Метою ділової наради будь-якого різновиду має бути опис очікуваного результату, необхідного типу рішення, бажаного підсумку виконуваної роботи. Предмет обговорення на нараді має бути сформульований максимально чітко і точно, оскільки від цього безпосередньо залежить отримання необхідного результату.

Для того щоб забезпечити на нараді процес прийняття високоякісних рішень без зайвих невиробничих витрат, керівник повинен усунути перешкоди і бар'єри. Джерела вдалої чи невдалої наради криються у трьох сферах:

  • • особистісні особливості учасників;
  • • взаємодія учасників між собою;
  • • організація самого процесу наради.

Ділові наради поділяються на різні типи залежно від мети і завдань, які окреслює керівник.

Основні завдання, які розв'язуються за допомогою ділових нарад:

  • • розвиток і зміцнення політики підприємства та її запровадження;
  • • інтеграція заходів усіх відділів і служб з урахуванням спільної мети фірми;
  • • виявлення й обчислення колективних результатів;
  • • колективне розв'язання проблем з урахуванням ефекту навчання. Окрім того, кожна раціонально організована нарада виконує й важливе навчально-виховне завдання: на нараді співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до розв'язання спільних проблем, досягати компромісів, удосконалюють навички культури спілкування.

Нарада, як і будь-яка інша форма усного ділового спілкування, має бути ретельно підготовлена.

Основні помилки при формуванні порядку денного:

  • • не сформульована головна тема наради; якщо тем кілька, то не вдається забезпечити їх точне розмежування й відповідне аналітичне обговорення;
  • • не було попереднього роз'яснення сутності обговорюваної проблеми усім учасникам наради;
  • • до порядку денного внесені питання, різні за обсягом і за змістом: це спричиняє збільшення кількості учасників, поставлених у позицію пасивних слухачів, що не сприяє досягненню ефективних результатів наради;
  • • відхилення від питань порядку денного й аналіз стихійно виниклих побічних проблем і тем.

Основні помилки при визначенні часу й місця проведення наради:

  • • призначення наради на першу половину дня: це порушує звичний ритм трудової діяльності;
  • • проведення великої кількості нарад у кабінеті керівника;
  • • під час наради керівник веде телефонні розмови і навіть приймає відвідувачів;
  • • приміщення для наради погано обладнане й недостатньо освітлене.

Основні помилки, яких припускаються під час проведення наради:

1. Не регламентується тривалість наради.

Після 90 хв. роботи увага й інтерес до обговорюваних проблем зникають. Цей етап наради фахівці називають періодом негативної активності. У цей час людина стає некерованою, до всього ставиться нервово й недовірливо. Рішення, ухвалювані в такий час, зазвичай вирізняються екстремізмом.

Якщо нарада триває 2 години без перерви, то понад 90% його учасників згодні на будь-яке рішення, аби ця нарада якомога швидше закінчилася.

  • 2. Не витримується встановлена тривалість.
  • 3. Нарада триває без перерви.

Після 50-60 хв. в учасників наради ослаблюється увага: зчиняється галас, з'являються зайві рухи, розмови не за темою наради. Якщо і далі продовжувати нараду без перерви, то більшість людей втомлюються. Після перерви (навіть нетривало!) у присутніх покращується самопочуття, відновлюється нормальний стан, і можна продовжувати обговорення порушених проблем.

4. Не обмежується час на доповіді й виступи.

Якщо до початку наради регламент не встановлений, це створює передумови для неділової обстановки на самому засіданні.

5. Учасники не вміють стисло і зрозуміло висловлювати свої думки.

Як контролювати дискусію під час наради:

  • а) для збереження єдності учасників наради:
    • • не обстоювати чиюсь позицію до остаточного підбиття підсумків;
    • • не висловлювати першим свій погляд;
    • • підтримувати нових працівників, молодих фахівців і не дозволяти "нападати" на них;
  • б) для активізації учасників наради:
    • • мати оптимальну стратегію прийняття рішення;
    • • створити умови для творчої роботи;
    • • не використовувати самому й не дозволяти іншим оперувати деструктивною критикою і критиканством;
    • • не давати учасникам наради можливості не брати участі в роботі зібрання;
    • • не залишати без уваги навіть найменш значні пропозиції;
  • в) для активізації обговорення пропозицій:
    • • ставити запитання;
    • • виявляти схвалення тим учасникам наради, які вносять конструктивні пропозиції;
    • • спонукати до вироблення альтернативних поглядів;
    • • не допускати різких висловлювань на чиюсь адресу;
    • • чим вища "температура" дискусії, тим спокійніше має поводитися її організатор;
    • • усебічно підтримувати нові прогресивні ідеї;
    • • бути готовим до негативного результату колективного обговорення;
    • • не пригнічувати думку меншості, можливо, вона і є перспективною.

Питання організаторові наради

До наради

  • 1. Чи є потреба проводити нараду?
  • 2. Яка є можливість замінити нараду?
  • 3. Чи повинен я особисто брати в ній участь?
  • 4. Чи можливе зведення моєї участі до мінімуму?
  • 5. Що зробити, щоб зменшити кількість учасників до мінімуму?
  • 6. Чи зручний обрано час?
  • 7. Чи закрите для сторонніх приміщення?
  • 8. Чи є всі необхідні для проведення наради матеріали?
  • 9. Яка мета окремих пунктів порядку денного?
  • 10. Як краще розмістити учасників наради?
  • 11. Які прийоми створення творчої атмосфери доцільно використати?

Після наради

  • 1. Чи правильно був дібраний склад учасників ділової наради?
  • 2. Чи правильно учасники наради розмістилися у просторі відносно один одного?
  • 3. Чи зацікавилися учасники предметом обговорення?
  • 4. Чи виникали під час наради погано керовані стратегії розв'язання проблем?
  • 5. Чи виникли в учасників наради суперечки між індивідуальними і груповими цілями?
  • 6. Дискусія була конструктивною чи йшла хаотично, безпредметно, некоректно?
  • 7. Чи виникали між учасниками наради суперечки, конфлікти? Якщо так, то що стало приводом, причиною?
  • 8. Час був витрачений на пошук причин і винних чи на пошук конструктивних рішень?

Отже, ділова нарада – процес складний, і під час її проведення слід ураховувати велику кількість закономірностей і правил. Тільки за таких умов діяльність організації, її керівника й кожного окремого працівника буде максимально ефективною і продуктивною.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >