Обліково-фінансова документація. Основні різновиди. Граматичні особливості

Обов'язковою умовою здійснення фінансово-розрахункових операцій є їх документування. Жодна фінансова операція не може бути проведена без підтвердження її відповідними документами.

Відмінна риса обліково-фінансової документації – її сувора стандартизація. Майже всі обліково-фінансові документи ε уніфікованими. Вони часто укладаються на бланках і належать до документів суворої звітності.

Обліково-фінансові документи мають гарантувати точне виконання фінансових, банківських та інших операцій, закріпити за виконавцями відповідальність і права на здійснення таких операцій, забезпечити збереження грошей, документів та матеріальних цінностей.

Зазвичай обліково-фінансові документи укладають уповноважені особи, проте є такі різновиди обліково-фінансових документів, як особисте доручення й особиста розписка, які можуть укладати приватні особи.

Морфологічні особливості обліково-фінансової документації:

• • уживання віддієслівних іменників: залишок, зобов'язання, наявність, отримання, перевірка, передача;
• • уживання прикметників, що конкретизують назви реалій: Технічне обслуговування виробів здійснюється протягом гарантійного терміну, Дія гарантії припиняється після повної виплати позики;
• • числівники записуються словами: отримати заробітну плату в сумі 2600 (дві тисячі шістсот) грн., складено у трьох примірниках; у тому числі дата: доручення чинне до тридцятого травня дві тисячі п'ятнадцятого року;
• • використання займенника 1-ї особи однини (в тексті доручень, розписок): Я, Макарова Валентина Федорівна, доручаю..., Я, Боярчук Микола Іванович, отримав...;
• • дієслова у формі 1-ї особи однини (в дорученнях, розписках): доручаю, зобов'язуюсь, уповноважую – та множини (гарантійні листи): гарантуємо, зобов'язуємося, просимо.
• • дієслова в безособовій формі (в актах): виявлено, встановлено, перевірено, складено.

Синтаксичні особливості обліково-фінансової документації:

• • використання синонімічних синтаксичних конструкцій: доручаю (кому – давальний відмінок) або уповноважую (кого – родовий відмінок);
• • відокремлені прикладки, що відносяться до особових займенників: Я, Василенко Леонід Петрович, отримав від Прокопенка Івана Олеговича...
• • додатки виражені дієсловами у формі інфінітива: доручаю отримати, доручаю представляти, уповноважую виконувати;
• • висока частотність уживання відіменних прийменників і прийменникових сполук на адресу, відповідно до, згідно з, з метою, за наявності, після закінчення, у зв'язку з: з метою проведення ревізії комісією було виконано...;
• • використання дієприслівникових та дієприкметникових зворотів: Паспорт МН020444, виданий Київським РВ ХМУ УМВС України, Перевіривши залишок товарів на складі, комісія встановила...;
• • уживання безособових речень: видано зі складу..., складено комісією у складі трьох осіб, перевірено наявність пристроїв для ремонту обладнання;
• • уживання складнопідрядних речень: ... доручаю Петренкові Петру Петровичеві, який мешкає за адресою: вул. Сумська, 10, кв. 7, м. Харків.

МОВНІ КЛІШЕ, ЩО ВЖИВАЮТЬСЯ В ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТАХ

Банковский перевод – банківський переказ

Брать во временное пользование – брати в тимчасове користування

Были в употреблении – були у вжитку

Вменять в обязанность – ставити в обов'язок

Возместить расходы – відшкодувати витрати

Депонированная зарплата – депонована зарплата

Для предоставления – для надання

Доверенное лицо – довірена особа

Доверенность действительна – доручення дійсне

Должностное лицо – посадова особа

За время, что прошло с... – за час, що минув з...

Заверить на основании – засвідчити на підставі

Комиссия в составе – комісія у складі

Комиссия по вопросам – комісія з питань

Комиссия предлагает – комісія пропонує

Личное имущество – особисте майно

На протяжении – протягом, упродовж

Основание для... – підстава для...

Основываясь на анализе – ґрунтуючись на аналізі

Первичная документація – первинна документація

По вопросам учёта – з питань обліку

По истечению срока – після закінчення терміну

По поручению – за дорученням

Право, данное юридическому лицу – право, надане юридичній особі

Представленные материалы – надані матеріали

Приглашённые члены комиссии – запрошені члени комісії

Принимая во внимание – беручи до уваги

Пришли в негодность – стали непридатними

Рассматривать материалы – розглядати матеріали

Сроком на... года (месяца)–строком (терміном) на... роки (місяці)

Степень ответственности – ступінь відповідальності

Утверждение состава комиссии – затвердження складу комісії

Частная собственность – приватна власність

Частное лицо – приватна особа

Экземпляры направлены – примірники направлено

Доручення

Формуляр особистого доручення

Зразок

особистого доручення

Доручення

Я, Андрущенко Сергій Олександрович (паспорт: МА №467123, виданий РВ ТМУ УМВС у Тернопільській області 21 квітня 2002 року), доручаю Андреєвій Олені Іванівні (паспорт: МН №658921, виданий РВ ХМУ УМВС України в Харківській області 2 лютого 2010 року) отримати належну мені заробітну плату за грудень 2015 року в касі ВАТ "Віта-фарм".

Доручення дійсне без права передоручення до 31 січня 2016 року.

1 січня 2016 року Особистий підпис С. О. Андрущенко

Підпис Андрущенко С. О. засвідчую:

Начальник відділу кадрів

ВАТ "Віта-фарм" Підпис Η. І. Непийвода

Розписка

Формуляр розписки

Зразок

розписки приватного характеру

Розписка

Я, Омеляненко Микола Олегович, отримав від Горобець Ніни Семенівни 5000 (п'ять тисяч)умовних одиниць.

Зобов'язуюсь повернути всю суму до 17 серпня 2015 року. Домашня адреса: м. Стрий, вул. Лісова, буд. 31.

Паспорт: серія МА № 630085, виданий Стрийсъким РУ МУ МВД України в Львівській області 24 січня 1999 року.

17 травня 2015 року Особистий підпис М. О. Омеляненка

Підпис Омеляненка М. 0. засвідчую:

Державний нотаріус Стрийської державної

нотаріальної контори Підпис Ю. В. Школярчук

17 травня 2015 року

Зразок

розписки службового характеру

Розписка

Я, Рибалко Віктор Семенович, водій категорії "С", одержав від Жукова Василя Павловича, директора Сумського будівельно-монтажного експлуатаційного управління №5 Південної залізниці, 1 (один) вантажний автомобіль ΓΑ3-53-Α, 1989 року випуску, інвентарний № 10510001, державний номер 41-30 СТА, двигун №0252984, для обслуговування потреб Сумського будівельно-монтажного експлуатаційного управління №5 Південної залізниці.

Підстава: наказ директора Сумського будівельно-монтажного експлуатаційного управління №5 Південної залізниці N'193 від 11.05.2014.

12.05.2014 Особистий підпис В. С. Рибалка

Акт

Формуляр акта

Зразок

адміністративного акта

Акціонерне товариство "Аско" Затверджую

Директор AT "Аско"

Підпис А. А. Папанов 12 березня 2014 року Печатка

Акт №42

12 березня 2014 року м. Харків

про результати ревізії складу Акт укладено комісією у складі:

Полова комісії: головний бухгалтер Шульгін Р. Д.

Члени комісії: заступник головного бухгалтера Порошенко 0. В. старший економіст Кононенко К. Η. завгосп Кравченко М. В.

Підстава: наказ №45 директора AT "Аско" від 10 березня 2014 року.

У результаті ревізії встановлено:

• 1. Залишок стелажів ПЗ 34-кб згідно з даними бухгалтерського обліку й господарськими книгами станом на 12.03.2014 становить 200 (двісті) шт.
• 2. Фактичний залишок стелажів ПЗ 34-кб – 150 (сто п'ятдесят) шт.
• 3. Нестача складає 50 (п'ятдесят) шт.