Інструкція

Інструкція – це правовий акт, створюваний органами державного управління для встановлення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, організацій, службових осіб.

Текст викладається у вказівно-наказовому стилі з формулюваннями типу "повинен", "слід", "необхідно", "не дозволено". Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше – у безособовій формі.

Формуляр інструкції

Зразок інструкції

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

менеджера з допоміжної діяльності

• 1. Загальні положення
• 1.1. Менеджер із допоміжної діяльності призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника підприємства.
• 1.2. Менеджер із допоміжної діяльності безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства.
• 1.3. У своїй діяльності менеджер із допоміжної діяльності керується чинним законодавством України, установчими документами підприємства, локальними нормативними актами підприємства, у т. ч. правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями про структурні підрозділи підприємства, а також наказами й розпорядженнями керівника підприємства, нормативними й методичними документами щодо організації справочинства.
• 1.4. Мета діяльності менеджера з допоміжної діяльності – забезпечення своєчасного й належного документообігу підприємства; забезпечення взаємодії з органами державної влади та місцевого самоврядування, установами, підприємствами, організаціями всіх форм власності, фізичними та юридичними особами; підвищення іміджу підприємства.
• 1.5. За відсутності менеджера з допоміжної діяльності (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує інший працівник за вказівкою керівника підприємства.
• 2. Завдання та обов'язки менеджера з допоміжної діяльності
• 2.1. Очолює й організовує роботу щодо забезпечення діяльності підприємства інформаційними зв'язками.
• 2.2. Організовує, регулює й контролює проведення інформаційно- аналітичної роботи підприємства. Розробляє аналітичні, довідкові й інші матеріали з питань, що стосуються діяльності підприємства в межах своєї компетенції.
• 2.3. Веде діловодство, виконує операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки та прийняття рішень керівництвом підприємства.
• 2.4. Готує документи й матеріали, необхідні для роботи підприємства за завданням керівника.
• 2.5. У межах своєї компетенції або за дорученням керівника представляє підприємство в усіх органах, установах, організаціях, підприємствах, засобах масової інформації; здійснює зв'язки з керівниками органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, із фізичними та юридичними особами, а такому взаємовідносинах із зарубіжними партнерами.
• 3. Права менеджера з допоміжної діяльності
• 3.1. Отримувати особисто або за дорученням керівництва підприємства від підрозділів підприємства та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
• 3.2. Подавати керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи й роботи компанії.
• 3.3. Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в результаті діяльності компанії.
• 3.4. Приймати рішення в межах своєї компетенції
• 4. Відповідальність

Менеджер з допоміжної діяльності несе відповідальність:

• 4.1. За неякісне та несвоєчасне виконання своїх посадових завдань і обов'язків.
• 4.2. За невикористання або неправомірне використання наданих йому прав.
• 4.3. За недотримання чинного законодавства, інших нормативних актів, стандартів підприємства, наказів керівника підприємства тощо.
• 4.4. За недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці та протипожежної безпеки.

Оцінювання роботи менеджера (управителя) з допоміжної діяльності здійснює керівник підприємства з урахуванням оперативності та якості виконання ним своїх посадових обов'язків.

• 5. Менеджер із допоміжної діяльності повинен знати:
• 5.1. Законодавчі та нормативно-правові акти у сфері роботи підприємства.
• 5.2. Систему й організацію діловодства та ведення архівної справи.
• 5.3. Систему організації контролю за виконанням документів.
• 5.4. Перспективи технічного, економічного й соціального розвитку галузі.
• 5.5. Профіль, спеціалізацію й особливості структури підприємства.
• 5.6. Ділову українську мову.
• 5.7. Правила ділового етикету та спілкування.
• 5.9. Правила та норми охорони праці, пожежної безпеки й виробничої санітарії.
• 6. Кваліфікаційні вимоги до менеджера з допоміжної діяльності

Повна вища освіта напряму підготовки "Менеджмент" (магістр, спеціаліст) без вимог до стажу роботи, або повна вища освіта (магістр, спеціаліст) та загальний стаж роботи не менше 1 року.

7. Відносини (зв'язки) за посадою

Менеджер із допоміжної діяльності безпосередньо підтримує зв'язок із керівниками всіх виробничих і функціональних підрозділів підприємства, отримує від них необхідну інформацію для забезпечення діяльності підприємства.