Мета і стратегія розробки проекту та його життєвий цикл

Розрізняють генеральну мету (місію) проекту від цілей першого і наступних рівнів, а також ггідцілей – задач, дій і результатів.

Місія – це генеральна мета проекту, чітко виражена причина його започаткування. Вона деталізує статус проекту, забезпечує орієнтири для визначення цілей наступних рівнів, а також стратегій на різних організаційних рівнях. Іноді місію визначають як головну задачу проекту з погляду його найважливіших ринків і переважних інноваційних зрушень.

Стратегія проекту – це центральна ланка у виробленні напрямків дій з метою отримання окреслених місією і системою цілей унікальних результатів проекту.

Підготовку стратегій проекту можна умовно розділити на три процедури: стратегічний аналіз; розробка і вибір стратегії; реалізація стратегії.

Стратегічний аналіз починається з аналізу зовнішнього і внутрішнього ринкового середовища. З боку зовнішнього середовища можна очікувати або загрози, або ж можливості для реалізації проекту (SWOT-аналіз).

До факторів зовнішнього середовища відносять: технологічні складові (рівень існуючих технологій та сутність сучасних); ресурсозабезпеченість (мінерально-сировинних, енергетичних та інших ресурсів, а також доступ до них); економічні (інфляція, курси валют, процентні ставки по кредитах, податки); державні обмеження (ліцензування, квотування, регулювання); соціальні (стан ринку праці, рівень безробіття, рівень розвитку людського потенціалу); екологічні (рівень забруднення довкілля, стан його охорони та відтворення); конкуренти (кількість, розміри, характер).

Внутрішнє середовище включає: цільові ринки, маркетингові дослідження, канали розподілу, виробництво, персонал, логістика, НДДКР, фінанси, номенклатура продукції.

Розробка і вибір стратегії ведеться на трьох рівнях:

• – корпоративна стратегія,
• – ділова стратегія,
• – функціональна стратегія.

При визначенні стратегії проекту слід враховувати такі аспекти як: географічне місце розташування, у якому буде діяти проект; вибір позиції на ринку (сегменти ринку) і концепції маркетингу для її досягнення; функціональне призначення й область застосування продукції; основні параметри якості продукції, що сприяють успіхові, з урахуванням фактичних або потенційних конкурентів; наявність власних фінансових ресурсів для посилення позицій на ринку, рівень менеджменту.

Реалізація стратегії передбачає необхідність визначення змін в організаційній структурі й корпоративній культурі. Фактор корпоративної культури включає: філософію діяльності; пануючі цінності; норми і правила поведінки; процедури і поведінкові ритуали.

Проект завжди націлений на результат, на досягнення певних цілей, на певну предметну область.

Реалізація проекту здійснюється командою проекту. Під нею розуміють специфічну організаційну структуру, очолювану керівником проекту на період реалізації проекту з метою ефективного досягнення визначених цілей.

У роботах по проекту, як правило, можуть брати участь представники різних фахових напрямів, відповідальних за виконання покладених на них завдань, видів діяльності, функцій менеджменту.

Управління проектами представляє собою методологію організації, планування, координації ресурсів та мотивацію і контроль діяльності впродовж життєвого циклу проекту, спрямовану на ефективне досягнення цілей через застосування сучасних методів, прийняття управлінських рішень і технологій.

Для ефективного управління проектами система повинна бути добре структурована. Суть структуризації (або – декомпозиції) зводиться до розподілу проекту і системи його управління на підсистеми і компоненти, реалізація яких дозволить отримати більш вагомі результати по всьому циклу.

Проектний, або життєвий цикл проекту є вихідним поняттям для дослідження проблем фінансування робіт проекту і прийняття відповідних рішень. Життєвий цикл проекту можна розділити на три основні значеннєві фази: передпроектну, інвестиційну і експлуатаційну.

Подальша деталізація істотно залежить від специфіки проекту. Так, життєвий цикл може поділятися на чотири і більше фаз, у тому числі:

• • концептуальну, що включає формулювання цілей, аналіз можливостей, техніко-економічне обґрунтування і планування проекту;
• • розробка проекту, яка визначає структуру робіт і виконавців, побудова календарних графіків їх виконання, бюджет проекту, формування проектно-кошторисної документації, висновки по контрактах з підрядниками і постачальниками ресурсів;
• • реалізація проекту, що включає роботи з маркетингу, рекрутингу, будівництва, логістики, підготовки персоналу;
• • завершення проекту, що включає дослідні випробування і здачу проекту в експлуатацію;
• • експлуатаційна фаза, що включає розширення, модернізацію, інновації.

Кожен проект незалежно від його складності й обсягу робіт, необхідних для його виконання, проходить у своєму розвитку певні стани: від стану, коли "проекту ще немає", до стану, коли "проекту вже немає".

Для ділових людей початок проекту пов'язаний з початком його реалізації і початком вкладення коштів у його виконання.

Закінченням існування проекту може бути:

• • введення в дію об'єктів, початок їх експлуатації і використання результатів проекту;
• • переведення персоналу, що виконував проект, на іншу роботу;
• • досягнення проектом заданих параметрів;
• • внесення в проект змін, не передбачених первісним задумом (модернізація);
• • виведення об'єктів проекту з експлуатації.

Звичайно як факт початку робіт над проектом, так і факт його ліквідації оформляються офіційними документами.

Стани, через які проходить проект, називають фазами (етапами, стадіями).

Універсального підходу до поділу процесу реалізації проекту на фази не існує. Вирішуючи для себе таку задачу, учасники проекту повинні керуватися своїм досвідом і конкретними умовами його виконання. Тому на практиці розподіл проекту на фази може бути найрізноманітнішим, аби це дозволило окреслити деякі важливі контрольні точки ("віхи"), Під час проходження цих точок оцінюються можливі напрямки розвитку проекту, супровід його бюджету, експертизу, організацію моніторингу, бухгалтерський облік і звітність.

Підсистеми керування проектами формуються в залежності від структури предметних областей і керованих елементів проекту, самостійних у рамках проекту. Предметні області і керовані елементи в рамках проекту в самому загальному вигляді включають: стан ринку, ресурси, доходи і витрати, логістика, інформація і комунікації, якість, ризики проекту. Ці підсистеми присутні практично в будь-якому проекті, але у кожному конкретному випадку вони можуть доповнюватись специфічними складовими.

Відмінність підсистем від функцій управління проектом полягає в тому, що підсистеми орієнтовані на предметну область, а функції націлені на специфічні процеси, процедури і методи. Управління підсистемою включає виконання практично усіх функцій. Так, планування витрат і контроль за ними базуються на одній і тій же предметній області – витратах, а планування витрат і планування якості базуються на однакових процедурах складання планів, мережевому моделюванні тощо.

Підсистеми системи управління проектом за основними предметними областями поділяються на: управління змістом проекту, обсягами робіт, термінами виконання, вартістю і якістю робіт, закупівлями і постачанням, управління розподілом ресурсів, підготовка персоналу, інформаційні технології і комунікації, мінімізацію ризиків, інтегроване (координаційне) управління.

Функції управління проектом включають: планування, організацію, складання і супровід бюджету, експертизу, моніторинг, контроль і звітність.

Підсистеми управління проектом включають: управління змістом і обсягами робіт, часом, тривалістю, вартістю, якістю, розподілом ресурсів і запасами, ризиками, інформацією і комунікаціями.

Реалізація проекту відбувається в рамках організаційної форми, структура якої в значній мірі впливає на сам проект. Виділяють наступні принципові організаційні форми:

• – функціональна структура, що припускає використання існуючої ієрархії, а менеджер проекту здійснює лише координацію робіт;
• – дивізійна форма організації управління (різновид функціональної структури, сформований за регіональною, продуктовою або технологічною ознаками);
• – проектна структура, котра припускає, що комплекс робіт по проекту функціонує окремо, незалежно від ієрархічної структури організації;
• – матрична структура, яка поєднує переваги проектної і функціональної структур управління. Можуть бути виділені наступні різновиди матричної структури: слабка матриця, тверда матриця, збалансована матриця.

Керованими параметрами проекту є:

• – обсяги і види робіт;
• – вартість і витрати;
• – терміни, тривалість і резерви виконання окремих фаз проекту, а також взаємозв'язок між ними;
• – ресурси, необхідні для здійснення проекту, у тому числі: людські, фінансові, матеріально-технічні, що поділяються на матеріали і конструкції, машини, устаткування, що комплектують вироби і деталі, а також обмеження по ресурсах;
• – якість проектних рішень, застосовуваних ресурсів, компонентів проекту.

Проект у процес його реалізації, здійснення є складною системою, у якій сам проект виступає як керована підсистема, а керуючою підсистемою є менеджмент.

Проект має ряд властивостей, які доцільно враховувати з тим, щоб правильно організувати роботу з його реалізації:

• – проект виникає, існує і розвивається у певному оточенні, що називається зовнішнім середовищем;
• – склад проекту не залишається незмінним у процесі його реалізації і розвитку, у ньому можуть з'являтися нові об'єкти і з його складу можуть видалятись деякі його елементи;
• – проект, як і всяка система, може бути розділений на окремі складові, при цьому між ними повинні визначатись і підтримуватись певні зв'язки.

Поділ усієї сфери діяльності, у якій з'являється і розвивається проект, на власне проект і зовнішнє середовище деякою мірою умовно. Причини цього полягають у наступному:

• 1. Проект не є незмінним, стабільним утворенням. Більш того, ряд його елементів у процесі реалізації може змінювати своє місце розташування, переходячи до складу проекту з зовнішнього середовища і навпаки.
• 2. Ряд елементів проекту може використовуватися як у його складі, так і за межами. Типовим прикладом цьому можуть служити фахівці, тимчасово працюючі як над реалізацією конкретного проекту, так і над розв'язанням деяких інших проблем компанії чи регіону.

Слід звернути увагу на перехідну зону, через яку між ними здійснюється зв'язок і переміщення елементів, що тим або іншим способом беруть участь у роботі над його реалізацією.

У практиці бізнесу-планування звичайно підлягають вивченню три аспекти оточення проекту:

• • інституційний, а саме відношення центральної, регіональної влади і органів місцевого самоврядування до проекту;
• • ринковий, що включає визначення конкурентних пропозицій на внутрішньому і зовнішньому ринках;
• • ресурсний, пов'язаний з необхідністю забезпечення екологічної безпеки, екологічної ефективності і соціальної комфортності.

Проект сам по собі, без реалізації, мало чого вартий. Саме здійснення є критерієм оцінки як задуму проекту, так і його результату. Найважливішою категорією тут є результат виконання проекту, робота щодо його здійснення. Кожний проект, так само як і план, незалежно від його складності й обсягу ресурсів, має пройти у своєму розвитку певні етапи: від стану, коли "проекту ще немає", – до стану, коли "проекту вже немає". Іноді за початок проекту приймають момент народження ідеї, особливо якщо він був пов'язаний зі скрупульозними пошуками. Ділові люди початком проекту вважають початок його реалізації і вкладення коштів у його виконання.

Складнішим є етап, пов'язаний із закінченням існування проекту. Досі таким вважався етап завершення робіт з його реалізації: запровадження в дію об'єкта, початок його експлуатації та використання результатів проекту. Проте останніми роками погляд на цю проблему змінився разом з усвідомленням того факту, що загальні витрати на його реалізацію значною мірою залежать від періоду використання результатів проекту аж до моменту виведення його з експлуатації.

Організацію, що починає роботу над проектом, цікавить не проект як такий, а його результат, продукт, що буде вироблятися та прибуток, який буде отримано від реалізації цього проекту. Для інших організацій, що беруть участь у проекті в ролі виконавців окремих етапів або робіт, завершення проекту частіше за все співпадає з виконанням договірних умов.

Фазою закінчення проекту можна вважати:

• – завершення робіт над його реалізацією, тобто запровадження проекту в дію;
• – переведення персоналу, що виконує роботи, на іншу роботу;
• – досягнення очікуваних результатів проекту;
• – припинення фінансування проекту;
• – початок роботи щодо введення в проект серйозних змін, не передбачених початковим задумом;
• – виведення об'єктів проекту з експлуатації.

Узагальнюючи вищевикладене, можна дати таке визначення життєвого циклу проекту: період часу між моментом виникнення проекту і моментом його ліквідації називається життєвим циклом проекту (проектним циклом).

Життєвий цикл проекту – вихідне поняття для дослідження й аналізу проблем фінансування проектних робіт, а також прийняття відповідних рішень.

Будь-який проект має у своєму життєвому циклі певні фази (стани), їх ще називають етапами або стадіями. Основний зміст більш-менш повноцінного проекту в усіх випадках є загальним, таким, що логічно випливає з чинного механізму економіки країни. У свою чергу, кожна фаза (етап) може ділитися на фази (етапи) наступного рівня і т. д.

Реалізація проекту потребує певної сукупності заходів, пов'язаних з оцінкою можливостей реалізації проекту, розробкою ТЕО, технічних та робочих креслень, контрактною діяльністю, організацією: плануванням ресурсів і закупівлею матеріалів та устаткування, а також будівництвом і здачею об'єктів в експлуатацію.

Цей перелік видів діяльності щодо проекту доводить, наскільки вони різнорідні.

У будь-якому проекті можна виділити два значних блоки робіт:

• 1. Основна діяльність щодо проектів. Вона передбачає:
  • – до інвестиційні дослідження;
  • – планування проекту;
  • – розробку проектно-кошторисної документації;
  • – проведення торгів і укладання контрактів;
  • – будівельно-монтажні роботи;
  • – пусконалагоджувальні роботи;
  • – здача проекту;
  • – експлуатацію проекту, випуск продукції;
  • – сервісне обслуговування;
  • – демонтаж устаткування (закриття проекту).
• 2. Забезпечення проекту:
  • – маркетингове;
  • – організаційне;
  • – правове;
  • – кадрове;
  • – фінансове;
  • – матеріально-технічне;
  • – інформаційне.

Усі перелічені й багато інших, не зазначених тут робіт виконуються в процесі реалізації проекту, вони взаємозалежні у часі і просторі. Тому чіткий однозначний розподіл цих робіт у логічній послідовності та у часі в загальному випадку практично неможливий.

У Всесвітньому банку (World Bank) і підрозділі OOH-UNIDO процес проходження проекту поділений (рис. 1.3) на фази, а принципова схема їх проходження приведена на рис. 1.4.

Зміст фаз життєвого циклу проекту, відповідно до умов сьогодення, є таким: