Управління вартістю проектів

У сучасному динамічному й конкурентному економічному світі обмежених ресурсів проектні менеджери змушені постійно думати над тим, як отримати максимальний дохід від проекту. Тому правильна і максимально точна оцінка витрат проекту дуже важлива, хоча й не для всіх проектів можна детально спланувати його бюджет.

Вартість проекту визначається сукупністю вартостей ресурсів проекту, вартостями і часом виконання робіт проекту. Для будівельних проектів визначається вартість будівництва, що є частиною вартості проекту, до якої входять кошти, необхідні для капітального будівництва. Оцінка усіх витрат по проекту еквівалентна оцінці загальної вартості проекту.

Управління вартістю проекту містить у собі процеси, необхідні для забезпечення і гарантії того, що проект буде виконаний у рамках затвердженого бюджету. Управління вартістю і управління витратами практично є тотожними поняттями. Цілями системи управління вартістю (витратами) є розробка політики, процедур і методів, що дозволяють здійснювати планування і своєчасний контроль втрат.

Планування витрат проекту здійснюється для визначення його економічної ефективності через порівняння проектних витрат і доходів та для забезпечення фінансування проекту. Основним документом, за допомогою якого здійснюється планування втрат, є бюджет проекту – документ, який містить розрахунок вартості проекту на основі обсягів робіт, що плануються до виконання, та необхідних ресурсів на відповідний період часу з розподілом за видами витрат.

Управління вартістю (витратами) проекту включає наступні процеси [68]:

• оцінка вартості проекту;
• бюджетування проекту, тобто встановлення цільових показників втрат на реалізацію проекту;
• контроль вартості (втрат) проекту, постійної оцінки витрат, порівняння з плановими і вироблення заходів коригувального і попереджуючого характеру.

У деяких проектах, особливо невеликих, планування ресурсів, оцінка вартості та визначення бюджету настільки тісно пов'язані, що можуть розглядатися як один процес (наприклад, вони можуть виконуватися однією особою за короткий період часу). Тут вони представлені як окремі процеси, оскільки методи та засоби для кожного з них різні.

Планування ресурсів проекту

Щоб оцінити вартість проекту, потрібно знати вартість ресурсів, що складають проект, час виконання робіт і вартість цих робіт. Таким чином, оцінка вартості починається з визначення структури ресурсів і робіт проекту. Ці задачі вирішуються в рамках планування проекту, а до модуля оцінки вартості повинні надходити результати виконання цього процесу.

Планування ресурсів проекту означає визначення того, які ресурси і в якій кількості будуть використані у проектних роботах.

У завданнях управління проектами звичайно виділяють два типи ресурсів:

1) невідтворювані ресурси, що складуються та накопичуються, в процесі виконання робіт витрачаються повністю, не допускаючи повторного використання. Не використані в даний відрізок часу, вони можуть використовуватися надалі. Тобто такі ресурси можна накопичувати з наступною витратою запасів. Тому їх часто називають ресурсами типу "енергія". Прикладами таких ресурсів є паливо, предмети праці, засоби праці однократного використання, а також фінансові засоби.
2) відтворювані ресурси, що не складуються та не накопичуються, в ході роботи зберігають свою речовинну форму та у міру вивільнення можуть використовуватися на інших роботах. Якщо ці ресурси простоюють, то їхня невикористана здатність до функціонування в даний відрізок часу не компенсується в майбутньому, тобто вони не накопичуються. Тому ресурси другого типу називають ще ресурсами типу "потужності". Прикладами ресурсів типу "потужності" є трудові ресурси й засоби праці багаторазового використання (машини, механізми, верстати тощо) [32].

Потреба роботи в складованому ресурсі описується функцією інтенсивності витрат, що показує швидкість споживання ресурсу залежно від фази роботи, або функцією витрат, що показує сумарний, накопичений обсяг необхідного ресурсу залежно від фази.

Потреба роботи в нескладованому ресурсі задається у вигляді функції потреби, що показує кількість одиниць даного ресурсу, необхідних для виконання робіт, залежно від фази.

Поряд з функціями потреби, що характеризують завдання проекту, необхідно розглядати й функції наявності (доступності) ресурсів. Функції наявності задаються на проект у цілому, їх аргументом виступає не фаза роботи, а час (робочий або календарний). Перевірка ресурсної реалізованості календарного плану вимагає зіставлення функцій наявності й потреби в ресурсах проекту в цілому.

Однією з переваг подання проекту у вигляді мережевої моделі є можливість легко одержувати інформацію про ресурсні потреби на кожному проміжку часу.

Календарне планування ресурсів передбачає виконання послідовності таких кроків: 1) оцінка потреби в ресурсах у розрізі проектних робіт, 2) оцінка наявних ресурсів (характеристика ресурсів і визначення максимально доступної кількості кожного виду ресурсу), 3) аналіз завантаження ресурсів та розв'язання ресурсних конфліктів.

Більш докладно планування ресурсів передбачає здійснення таких етапів:

1. Загальна оцінка потреби у ресурсах та їх розподіл у часі, а саме: грошових коштів, матеріалів, технологічного обладнання, енергетичних ресурсів, трудових ресурсів, машин, механізмів, виробничих площ, обчислювальної техніки тощо.
2. Складання таблиці потреб у ресурсах по роботах проекту.
3. Побудова ресурсної гістограми.
4. Складання таблиці наявних ресурсів.
5. Зіставлення потреби і наявності ресурсів, визначення їх нестачі або надлишків.
6. Визначення постачальників ресурсів по проекту.
7. Оптимізація сумарних графіків потреби в ресурсах.
8. Врахування факторів, які впливають на забезпеченість проекту ресурсами.
9. Формування графіків постачання ресурсів.
10. Перепланування календарного плану.
11. Контроль і побудова нових ресурсних планів і гістограм.

При визначенні планових дат, при складанні календарного бюджету необхідно враховувати ресурсні обмеження.

Виділяються два види ресурсного планування:

1) ресурсне планування при обмеженні за часом припускає фіксовану дату закінчення проекту й призначення на проект додаткових ресурсів на періоди перевантажень;
2) планування при обмежених ресурсах припускає, що спочатку задана кількість доступних ресурсів не може бути змінена і є основним обмеженням проекту. При даному підході наявна кількість ресурсу залишається незмінною, а вирішення конфліктних ситуацій відбувається за рахунок зсуву дати закінчення робіт.

Взагалі, існує три види залежності потреби в ресурсах від тривалості робіт:

• – постійний – протягом усього циклу виконання робіт величина запланованих ресурсів не змінюється;
• – ступінчастий протягом роботи завантаження ресурсу змінюється стрибкоподібно;
• – трикутниковий, тобто зростає від початку роботи до максимального значення, а потім спадає до кінця роботи.

Якщо ресурс лімітований або його неможливо збільшити, то потрібно продовжити тривалість роботи, поки цей ресурс не стане доступним. Інший випадок, якщо неможливо подовжити тривалість виконання проекту, то потреба в ресурсах задовольняється шляхом їх додаткового придбання. Якщо потреби в ресурсах відомі та встановлені дати початку та закінчення, то можливо побудувати таблицю рівнів ресурсів або ресурсну гістограму, тобто визначити функцію зміни потреб для кожного виду ресурсів.

Гістограма потреби в ресурсах подібна до стовпчикових діаграм, де по горизонтальній осі вказуються календарні терміни, а по вертикалі – щоденна кількість необхідних для виконання усіх робіт ресурсів, тобто фіксується кількість наявних ресурсів у розрізі календарного часу

Зіставлення необхідних та наявних ресурсів дає змогу визначити нестачу або їх надлишок, і якщо потреба в деякому виді ресурсу перевищує наявну, то, можливо, доцільно буде змінити час у календарному плані, щоб зменшити цю потребу. Це можливо зробити за рахунок використання резервів часу робіт, що не лежать на критичному шляху, або можна збільшити тривалість проекту в цілому.

Покращити завантаження ресурсами можна шляхом згладжування ресурсів. Суть згладжування ресурсів полягає в зсуненні календарних термінів виконання робіт у межах запасу часу. Основними шляхами вирівнювання завантаження ресурсів у проекті є зміна логічних зв'язків між проектними роботами та зміщення термінів виконання некритичних робіт у межах запасу часу. Змінюють лише по одному ресурсу.

Основним методом планування ресурсів є експертний. Висновки експертів необхідні для оцінки вхідних даних проекту. Така експертиза може бути надана будь-якою групою чи окремою особою із спеціальними знаннями або підготовкою і може бути доступна з багатьох джерел, включаючи інші підрозділи виконавчої організації, консультантів, професійні та технічні асоціації, промислові групи.