Бюджетування проекту

Результатом оцінки вартості проекту є розробка бюджету та кошторису проекту.

Бюджетом називається директивний документ, що представляє собою реєстр планованих витрат і доходів з розподілом по статтях на відповідний період часу. Бюджет є документом, що визначає ресурсні обмеження проекту, тому при управлінні вартістю на перший план виходить його витратна складова, яку прийнято називати кошторисом проекту.

Кошторис проекту – документ, що містить обґрунтування і розрахунок вартості проекту (контракту), звичайно на основі обсягів робіт проекту, необхідних ресурсів і цін.

Процес формування бюджету проекту є розподілом кошторисної вартості в часі за календарним планом. Бюджет проекту необхідно складати так, щоб усі його компоненти (зокрема розрахунки) можна було легко аналізувати й перевіряти. Загальний бюджет відбиває витрати коштів на проект за роками протягом усього періоду його реалізації. При цьому, бюджет першого року із поквартальним і помісячним поділом визначають із великим ступенем точності, а бюджети наступних років можуть змінюватися зі зміною цін.

Складовими календаря бюджету проекту є:

• • календар витрат (включаючи дати платежів);
• • умови платежів, принаймні для основних категорій витрат;
• • критичні моменти реалізації проекту (наприклад, необхідність одночасних платежів у певний період) і засоби зниження пов'язаних із цим ризиків.

Розрізняють три види витрат, у тому числі:

• • зобов'язання;
• • бюджетні витрати (кошторисна вартість робіт, розподілена в часі);
• • фактичні витрати (відтік готівки).

Зобов'язання виникають, наприклад, при замовленні яких-небудь товарів або послуг завчасно до моменту їх використання в проекті. У результаті виставляються рахунки, оплата по яких може відбуватися або в момент готовності товарів до постачання, або в момент його одержання, або відповідно до прийнятої в організації політики оплат. У будь-якому випадку при замовленні бюджет зменшується на суму цього замовлення. У ряді випадків вона не враховується до моменту одержання рахунка, що некоректно відбиває поточний стан бюджету. У зв'язку з цим виникає потреба в системі планування й обліку зобов'язань проекту. Крім виконання своїх основних функцій, дана система дозволяє прогнозувати майбутні виплати.

Бюджетні витрати характеризують витрати, плановані при провадженні робіт.

Фактичні витрати відбивають витрати, що виникають при виконанні робіт проекту або в момент виплати коштів.

Реальне співвідношення цих видів витрат залежить від декількох факторів, що включають:

• • співвідношення між обсягами трудових ресурсів, матеріалів і субконтрактів у проекті;
• • політику оплати рахунків в організації;
• • період постачання основного устаткування;
• • графік виконання робіт по субконтрактам;
• • вплив графіка робіт на те, коли і яким чином будуть списуватися витрати при постачанні устаткування.

Розуміння різниці між описаними "вираженнями" витрат дозволить ефективно управляти загальними втратами проекту.

Календар реалізації бюджету має три рівні

На першому рівні послідовно підсумовують кошторисну вартість усіх робіт календарного плану і будують інтегральну криву освоєння коштів протягом усього періоду реалізації проекту. При цьому розглядають альтернативні варіанти планування витрат: за ранніх і пізніх термінів початку робіт і усереднений (найімовірніший) варіант розподілу витрат у часі.

На другому рівні визначають джерела надходження коштів для реалізації проекту і конкретизують терміни фінансування окремих етапів реалізації проекту.

На третьому рівні розраховують реальну вартість реалізації проекту для його замовника (власника) з урахуванням вартості в часі [68].

Одним із способів, що дозволяють управляти витратами проекту, є використання структури рахунків витрат (планів рахунків). Оскільки структура рахунків витрат розробляється за принципами декомпозиції, то шляхом підсумовування інформації з рахунків нижніх рівнів структури можна одержати дані про витрати на необхідному рівні деталізації, аж до верхнього, що характеризує бюджет проекту.

При виконанні робіт проекту фактична інформація про витрати також враховується на відповідних рахунках витрат, що дозволяє на всіх рівнях деталізації проводити порівняння планових витрат (бюджетних) з фактичними.

Управління вартістю здійснюється протягом усього життєвого циклу проекту, при цьому, звичайно, процеси управління реалізуються по- різному на різних етапах проектного циклу. Це знаходить висвітлення в сучасній концепції – управління вартістю протягом проекту (life-cycle costing – LCC).

Розподіл вартості проекту протягом його життєвого циклу нерівномірний і звичайно основна частина вартості виникає на фазі реалізації проекту. Але слід зазначити, що основні рішення, які обумовлюють вартість проекту, приймаються на передінвестиційній фазі проекту. Тобто управління вартістю проекту також розподіляється нерівномірно протягом усього його життєвого циклу [32].

На різних фазах і стадіях проекту розробляються різні види бюджетів. У залежності від стадії життєвого циклу проекту бюджети можуть бути: попередні (оцінні); затверджені; поточні (коректовані); фактичні (таблиця 4.2).

Таблиця 4.2

Види бюджетів

Після проведення техніко-економічних досліджень складаються попередні бюджети скоріше оцінного, ніж директивного характеру. Такі бюджети підлягають узгодженню з усіма зацікавленими особами і затверджуються керівником проекту або іншою особою, що приймає рішення. Після того, як бюджет отримав офіційний статус, він стає еталоном, стосовно якого відбувається порівняння фактичних результатів.

У ході реалізації проекту виникають відхилення від раніше запланованих показників, що повинно вчасно відбиватися в поточних бюджетах. І по завершенні всіх робіт, як підсумковий, створюється фактичний бюджет.

Особливої уваги заслуговують кошториси, що представляють собою бюджети витрат. Кошторисна документація є важливою складовою бюджетної документації у великих інвестиційних проектах.

У прийнятій на Заході практиці кошториси витрат звичайно складаються з двох частин: основного (базисного) кошторису і додаткового кошторису на непередбачувані витрати, обумовлені фізичними та ціновими змінами. Основний кошторис не враховує кількісних і цінових змін, що можуть відбутися вже після його укладення. У додатковому кошторисі враховуються зміни, що очікуються в період після складання основного кошторису і до завершення реалізації проекту.

Якщо сума необхідних витрат на непередбачені зміни фізичних показників перевищує 15-20%, проект необхідно удосконалити, з тим щоб знизити рівень невизначеності ще до моменту запрошення претендентів на контракт. З деяких видів робіт (спорудження фундаментів на важких для розробки ґрунтах) може бути виправданим і 50-процентний резерв.

У результаті внесення змін дуже часто збільшується контрактна сума. Це може спричинити виникнення конфліктної ситуації між сторонами, зацікавленими в успішній реалізації проекту. Для ефективного управління змінами важливо враховувати можливі зміни у відповідних статтях контракту. Будівельні контракти нерідко передбачають ведення підземних робіт, при проектуванні яких неможливо врахувати фактичні умови – навіть при ретельних інженерних дослідженнях. Тому форма контракту повинна бути гнучкою, тобто враховувати зміну обсягу робіт у процесі реалізації проекту.

Після того як витрати визначені і бюджет проекту сформований, переходять до розподілу проектних витрат у часі, тобто до календарного планування витрат. Календарне планування витрат як розподіл витрат по ранніх та пізніх термінах виконання здійснюють для узгодження календарних термінів виконання робіт із наявними ресурсами, з метою подальшого контролю та прийняття відповідних рішень.

На основі календарного плану витрат проекту можна побудувати криву вартості проекту. Крива вартості проекту показує розподіл проектних витрат у часі щодо ранніх та пізніх термінів наростаючим підсумком. Вона узгоджується з фінансовими можливостями організації, й у разі необхідності ще раз коригуються терміни виконання проектних робіт, враховуючи не тільки забезпеченість їх ресурсами, а й можливість профінансувати ці ресурси [П-60].

Для побудови такої кривої спочатку необхідно визначити, який метод розподілу витрат використовуватиметься для складання календарного плану витрат проекту. У проектному менеджменті для календарного планування витрат можуть використовувати такі методи розподілу витрат [46]:

• • метод рівномірного розподілу, який передбачає розподіл витрат рівними частками протягом усього терміну виконання роботи (наприклад, однаковими сумами по всіх тижнях здійснення роботи;
• • метод "0-100", який полягає у тому, що вся сума витрат планується на дату закінчення роботи (цей метод використовується переважно для невеликих за тривалістю і вартістю робіт, коли не передбачається робити якісь виплати протягом виконання роботи);
• • метод "50-50", який передбачає планувати 50% вартості роботи на дату її початку, а 50% витрат – на дату завершення (такий розподіл дає можливість зарезервувати кошти на часткові виплати протягом виконання роботи);
• • метод розподілу бюджету відповідно до запланованих строків платежів, який використовується, коли щодо певних робіт заздалегідь встановлено умови проведення виплат відповідно до контрактів із зовнішніми постачальниками або субконтракторами (планування бюджету таких робіт у часі прив'язується до встановлених у контрактах термінів і відсотків виплат за виконані роботи чи поставки).

В одному проекті для різних пакетів робіт можуть використовуватися різні методи розподілу витрат у часі.

Визначивши вартість виконання одного дня роботи, можна перейти до складання календарного плану витрат проекту. Календарний план проекту формується через розподіл витрат для ранніх і пізніх термінів виконання роботи. Далі підсумовуються витрати на день на всі роботи для ранніх і пізніх термінів і витрати наростаючим підсумком (до витрат за попередній день додаються витрати за поточний день). Загальна сума витрат наростаючим підсумком дорівнює бюджету проекту. На основі розрахунків витрат наростаючим підсумком для ранніх і пізніх термінів будується крива вартості проекту.

Більшу частину робіт з календарного планування витрат і бюджету проекту спрощує використання спеціального програмного забезпечення, наприклад Microsoft Project, Spider Project, Primavera, Open Plan, Cobra.

На основі розрахунків витрат та майбутніх надходжень за періодами визначаються грошові потоки проекту, які ми розглянемо більш докладно.

При здійсненні проекту виділяються три види діяльності: (1) інвестиційна, (2) операційна та (3) фінансова. В рамках кожного виду діяльності здійснюється приплив та відплив коштів, різницю між якими зазначимо як '.

Розрізняють:

а) потік реальних коштів – різниця між припливом та відпливом коштів від інвестиційної та операційної діяльності:

(4.3)

б) сальдо реальних коштів – різниця між припливом та відпливом коштів від усіх видів діяльності в кожному періоді здійснення проекту:

(4.4)

Потік реальних коштів від інвестиційної діяльності містить в собі такі види доходів та витрат, що розподіляються по періодах розрахунку (табл. 4.3).

Витрати на придбання активів та збільшення оборотного капіталу враховуються зі знаком "мінус", а надходження від їх продажу та суми зменшення оборотного капіталу зі знаком "плюс".

Розрахунок чистого потоку реальних коштів на стадії ліквідації об'єкта – див. табл. 4.6 та пояснення до неї.

Потік реальних коштів від операційної діяльності містить в собі такі види доходів та витрат (табл. 4.4).

Таблиця 4.3

Потік коштів від інвестиційної діяльності

Таблиця 4.4

Потік коштів від операційної діяльності

При цьому:

Рядок (17) = (1) + (2) – (3) – (6) – (7) (для проекту в цілому),

Рядок (17) = (1) + (2) – (3) – (6) – (7) – (12) (для реципієнта).

Потік реальних коштів від операційної діяльності: φ2(ί)= рядок (19) = (17) + (18).

Потік реальних коштів від фінансової діяльності містить в собі такі види припливу та відпливу реальних коштів (див. табл. 4.5).

Таблиця 4.5

Потік коштів від фінансової діяльності

При цьому потік реальних коштів від фінансової діяльності для проекту в цілому:

φ3(t) = рядок (7) = (1) + (2) + (3) – (4), а для вільних коштів реципієнта:

φ3(t) = рядок (7) = (1) + (2) + (3) – (4) – (5) – (6).

Чиста ліквідаційна вартість (чистий потік реальних коштів на стадії ліквідації об'єкта) визначається на основі значень, що наведені в табл. 4.6.

Таблиця 4.6

Потік коштів на стадії ліквідації об'єкта

Порядок оцінки ліквідаційної вартості об'єкта при його ліквідації на Т-му кроці (першому періоді за межею встановленого для об'єкта терміну служби) такий.

Ринкова вартість елементів об'єкта оцінюється незалежно, виходячи з таких змін, які очікуються в районі його розміщення.

Балансова вартість об'єкта для кроку Т вираховується як різниця між первісними витратами (рядок 2) та нарахованою амортизацією (рядок 3). При цьому величина амортизації визначається з таблиці 4.4.

Приріст вартості капіталу (рядок 6) відноситься до землі і визначається як різниця між ринковою (рядок 1) і балансовою (рядок 4) вартістю майна.

Операційний доход (збитки), що показується в рядку 7, відноситься до інших елементів капіталу, які реалізуються окремо, тобто:

Рядок (7) = рядок (1) – [рядок (4) + рядок (5)].

Чиста ліквідаційна вартість кожного елементу являє собою різницю між ринковою вартістю та податками, які нараховуються на приріст залишкової вартості капіталу та доходи від реалізації майна, тобто:

Рядок (9) = рядок (1) – рядок (8).

Об'єм чистої ліквідаційної вартості показують рядком (9) в графі "Всього". Він також вноситься в таблицю 4.3, рядок (14), графу "ліквідація" зі знаком "плюс", якщо чиста ліквідаційна вартість додатня (доходи більше витрат), і зі знаком "мінус", якщо вона від'ємна.

При фактичному використанні формул для визначення потоків реальних коштів від інвестиційної, операційної чи фінансової діяльності необхідно визначити значення, що містяться у відповідних рядках таблиць 4.3-4.5. В той же час, якщо в проекті передбачені реінвестиції вільних коштів (наприклад, їх розміщення на депозитні вклади під проценти), значення графи "крок t" таблиць 4.3, 4.4 може залежати від діяльності не тільки на t-му кроці, але і на попередніх кроках.

В цьому випадку для визначення потоку реальних коштів використовують сальдо накопичених реальних коштів.

Сальдо накопичених реальних коштів B(t) визначається як

(4.5)

Позитивне B(t) складає вільні грошові кошти на t-му кроці.

Для розрахунку сальдо накопичених реальних коштів на t-му кроці необхідно до розрахованого раніше значення цього сальдо на (ПІ)-му кроці, перерахованого з урахуванням результату реінвестицій вільних коштів (наприклад, виплати банківського проценту по поточних вкладах), додати надходження та відрахувати всі витрати на t-му кроці.

Початкове значення В приймається рівним реальному значенню поточного рахунку учасника проекту на початковий момент.

При розрахунках потоків реальних коштів необхідно мати на увазі принципову відміну уявлення припливу та відпливу реальних коштів від понять доходів та витрат. Існують певні номінально-грошові витрати, такі, як знецінення активів та амортизація основних засобів, котрі зменшують чистий доход, проте не впливають на потоки реальних коштів, оскільки такі номінально-грошові витрати не припускають операцій по перерахуванню грошових сум.

Всі витрати відраховуються з доходів і впливають на суму чистого прибутку, проте не при всіх витратах потрібен реальний переказ коштів. Такі витрати не впливають на потік реальних коштів.

Крім того, не всі грошові виплати (що впливають на потік реальних коштів) фіксуються як витрати. Наприклад, купівля товарно-матеріальних запасів або майна, накопичення готової продукції на складі пов'язані з відпливом реальних коштів, проте не є витратами з точки зору віднесення до собівартості виготовленої продукції.

Необхідним критерієм прийняття інвестиційного проекту є позитивне сальдо накопичених реальних коштів в будь-якому інтервалі часу, в якому даний учасник здійснює витрати та отримує доходи. Від'ємне сальдо накопичених реальних коштів свідчить про необхідність залучення учасником додаткових власних або позичених коштів і відображення цих коштів в розрахунках ефективності.