Документація підприємства

Не всі документи фірми можуть містити комерційну таємницю. Зокрема, не містять комерційної таємниці:

* засновницькі документи, а також такі, що дають право на заняття підприємницькою діяльністю і деякими видами господарської діяльності, що піддягає ліцензуванню;

o документи за затвердженими формами статистичної звітності та звітності про фінансово-економічну діяльність, необхідні для перевірки правильності розрахунків і сплати податків та інших обов'язкових платежів;
o документи про сплату податків та інших обов'язкових платежів;
o документи, що засвідчують платоспроможність фірми;

* документи про чисельність, склад персоналу, заробітну плату та умови праці працівників, а також про наявність вільних робочих місць;

* документи про забруднення навколишнього середовища, порушення антимонопольного законодавства, недотримання правил охорони праці, реалізацію продукції, яка завдає шкоди здоров'ю споживачів, а також про інші порушення законодавства й розміри завданого при цьому збитку.

Проте важливим є будь-який документ. Навіть малозначущий документ за певного збігу обставин може виявитися надзвичайно важливим. Організація контролю за документацією підприємства дає змогу уникнути плутанини, адже на будь-якому підприємстві робочих документів дуже багато. Крім того, належна система обліку й контролю документів дасть змогу запобігти багатьом проблемам, причому не тільки у сфері безпеки. Відомі численні випадки, коли втрата чи випадкове знищення фінансових і ділових документів завдавали величезних збитків підприємству. Наведемо приклад: між двома підприємствами виникла суперечка з приводу виконання одного з договорів. Тоді одна з фірм попросила в другої фірми оригінал договору для ознайомлення. Отримавши договір, вона відмовилася виконувати його, стверджуючи, що такого договору не було. Та оскільки належної системи обліку і контролю документів на фірмі не було і договір вона віддала партнеру "під чесне слово", то мала серйозні проблеми у вирішенні суперечки.

Що ж являє собою система контролю і обліку документів? Узагальнено вона охоплює:

1. Облік усієї документації підприємства з класифікацією за сферою застосування, датою, змістом тощо.
2. Реєстрацію і облік усіх вхідних/вихідних документів підприємства з фіксацією у спеціальному журналі дати отримання/ відправлення документа, місця надходження або відправлення, класифікації (лист, рахунок, договір, запрошення тощо).
3. Реєстрацію документів, з яких роблять копії з фіксацією у спеціальному журналі (дата копіювання, кількість копій, для кого або з якою метою зроблено копії та ін.).
4. Дані про особливий режим знищення документів. Перед цим потрібно проконтролювати їх зміст, щоб уникнути випадкового знищення потрібних документів. Важливо, щоб документи, викинуті в корзину, були подрібнені за допомогою "шредера" (знищувача паперу) або вручну так, щоб їх неможливо було б відновити. Особливо цінні документи після подрібнення доцільно спалити. Про знищення документів обов'язково складають акт, який підписує відповідальна особа, а також особи, присутні при знищенні документів.

Для впорядкування системи контролю всі документи треба поділити на три категорії: 1) загального користування; 2) для службового користування; 3) таємні.

Поділ документів на категорії не є разовим заходом. Нові документи обов'язково оцінюють, після чого визначають категорію. Крім того, має діяти регулярна система "переоцінок", оскільки з часом або настанням певних подій ті чи інші документи можуть набувати нового або втрачати своє значення, тобто переходити з однієї категорії в іншу.

Документи різних категорій різняться не тільки призначенням, а й колом осіб, що мають доступ до них. Кожній категорії привласнюють свій гриф за допомогою штампів, спеціальних відміток або роблять їх різного кольору (наприклад, документи загального користування ~ білі, службового - жовті, таємні - червоні).

Важливо, щоб ця система була ефективною. Для цього потрібно провести відповідну роз'яснювальну роботу з персоналом, а також інструктаж.

Краще, коли роботу з контролю за документами доручено окремому працівникові (наприклад, інспекторові режиму роботи з документами), в ідеалі цим займається група режиму служби безпеки підприємства.

Крім того, доцільно ухвалити відповідне положення про документообіг підприємства, у якому подані правила роботи з документами, особливості роботи з документацією, що має конфіденційний характер.

Розглянемо докладніше, як працювати з кожною категорією документів.

1. Документи загального користування підлягають попередньому контролю змісту, після чого беруть участь в документообігу (копіювання, передавання, пересилання тощо). Знищують їх у звичайному порядку, обов'язково здійснюючи системний контроль для уникнення плутанини.
2. Документи службового користування підлягають обов'язковому попередньому контролю їх змісту. їм привласнюють гриф "Для службового користування" і ознайомлюють з ними персонал, можливо, обмежене коло працівників з обов'язковим інструктажем щодо нерозголошення таємниці. Обов'язковою є систематизація і облік цих документів у відповідному реєстрі. Копіювати їх можна тільки в разі потреби. Кількість копій обмежена, за потреби записують кількість копій, мету копіювання і для кого зроблено копію. Знищують такі документи за спеціальним режимом (під контролем відповідального працівника із складання акта).
3. Секретні документи. Обов'язково контролюють їх зміст, привласнюють їм гриф "комерційна таємниця", "таємно" або інший. Ознайомлюють з ними тільки осіб, що мають до них доступ. Обов'язково складають список осіб, ознайомлених з інформацією. Бажано під час ознайомлена з цими документами брати підписку про нерозголошення таємниці. Копіювання можливе тільки з дозволу відповідального працівника з обов'язковою фіксацією кількості копій, мети копіювання і для кого зроблено копію. Знищує такі документи в особливому режимі відповідальний працівник (попереднє ознайомлення зі змістом документа, повне його знищення, зокрема й залишків, складання акту про знищення).

До будь-якого зникнення чи знищення документів, що містять важливу інформацію, потрібно ставитися відповідально. Обов'язково треба проводити внутрішнє розслідування. Результати його за потреби досліджують. Особи, винні у втраті документів, мають бути притягнуті до дисциплінарної відповідальності, а іноді - позбавлені доступу до документів, що містять комерційну таємницю. Важливо, щоб розслідування не було формальним, а з його результатів зроблено належні висновки. Допущені помилки мають бути виправлені за максимально короткий час.

Корисно випадки втрати чи знищення документів надалі використовувати як приклад під час інструктажу для працівників і служби безпеки.

Не слід забувати прості правила обережності під час роботи з документами:

o не треба робити непотрібних копій документів;
o чернетки і начерки таємних документів потрібно знищити;
o таємні документи зберігати окремо від іншої документації, бажано в ізольованому приміщенні з обмеженим доступом;
o не варто тримати копіювальну техніку в одному приміщенні з документами, що становлять комерційну цінність, для того щоб уникнути їх несанкціонованого копіювання;
o не можна залишати документи на робочому місці без нагляду, навіть на короткий час;
o не можна, щоб сторонні особи читали, нехай навіть і випадково, робочі документи, що лежать на столі або в кабінеті працівника. У разі появи сторонньої особи документи потрібно прибрати у сховище, шафу, ящик столу;
o потрібно встановити заборону на винесення працівниками документів за межі підприємства без попереднього дозволу особи, відповідальної за збереження комерційної таємниці.