Факт-лист і факт-довідка

Факт-лист і факт-довідка призначені для того, щоб надати довідкову інформацію про підприємство, його продукцію та послуги. Такі документи мають 1-2 сторінки і використовуються для подання відомостей, що містять велику кількість фінансової, технічної інформації, графіків і таблиць. Принципової різниці між факт-листом і факт-довідкою немає. Однак вважається, що у факт-листі надається більше описової інформації у формі тексту. Факт-довідка взагалі може бути без описової частини. Проте ці розмежування є умовними. Залежно від аудиторії, для якої подаються ці документи, вони матимуть більше або менше професійних відомостей. Наприклад:

Факт-лист ТОВ "Фермер" розширює свою діяльність

Основний вид діяльності: вирощування овочевих культур.

Місцезнаходження: Білоцерківський р-н Київської області.

Перспективний напрям діяльності: вирощування плодово-ягідної продукції на отриманих у власність додаткових 30 га окультованих земель.

Термін початку робіт: березень 2012 р.

Початкові витрати на закупівлю саджанців: 250 тис. грн.

Джерела фінансування: власний капітал - 120 тис. грн;

фандрейзинг - 20 тис. грн (зібрані за допомогою РR-кампанії, яка проводилася ТОВ "Фермер" в Україні в порядку спонсорської допомоги);

строковий кредит - 110 тис. грн (АКБ "Славутич", термін кредитування - 5 років).

Регіони реалізації продукції: Київська, Харківська, Дніпропетровська, Запорізька, Донецька, Луганська області.

Споживча аудиторія і план реалізації продукції (у відсотках): місцеве населення - 40; плодопереробні, консервні заводи - 50; експорт до Польщі та Словаччині - 10.

Прогнозовані прибутки (на кінець року): 2012 р. - 20 тис. грн; 2013 р. - 125 тис. грн; 2014 р. - 142 тис. грн.

Особливі характеристики: вирощування полуниць, смородини класу "преміум", зимових сортів яблук і груш, персиків і абрикосів.

Переваги: використання сучасних технологій вирощування плодово-ягідних культур, збирання і пакування врожаю дає можливість подовжити термін зберігання продукції; сорти культур дібрані таким чином, що можна максимально згладити сезонність і найефективніше використовувати корисні площі.

Факт-довідка

ХАРАКТЕРИСТИКИ КОНФІГУРАЦІЙ RENAULT MEGANE

Лист

Основною особливістю листів є те, що вони пишуться у форматі персонального звернення. Отже, в листах обов'язково слід називати ім'я, по-батькові того, кому він адресований, а наприкінці подавати оригінальний підпис відправника з вказівкою його посади, прізвища, ім' я та по батькові.

Лист - це писаний короткий текст розміром в одну-дві сторінки, призначений для повідомлення про що-небудь, спілкування з кимось на відстані, а також відповідна поштова кореспонденція.

Листи бувають діловими та особистими (формальними та неформальними). Який лист вибрати для передання інформації - залежить від поставлених цілей і встановлених стосунків між відправником та одержувачем інформації. Але кожен лист починається з особистого звернення до адресата. В ділових листах у лівому куті зазначається дата написання, посада, прізвище, ініціали отримувача, а також організація, де він працює. Наприклад:

2011-09-30

Тернопільський інститут соціально-інформаційних технологій

зав. кафедри_

д-ру. екон. наук, професору Покотиполу Т. І.

Шановний Тарасе Івановичу!

Київський національний економічний університет запрошує Вас виступити з доповіддю на Х Міжнародній конференції "Маркетинг в Україні", яка відбудеться 21 жовтня 2012 р. у конференц-залі університету. Організатори конференції: Українська асоціація маркетингу, Київський національний економічний університет, кафедра маркетингу.

Мета конференції: обговорення тенденцій розвитку маркетингу в Україні, визначення основних напрямів на ринку маркетингових досліджень, знайомство з новими технологіями в маркетингу, обговорення можливих шляхів розвитку практичних аспектів у маркетинг-утворенні, обмін досвідом із закордонними колегами.

Основні секції:

Маркетингові дослідження. Кваліфікація маркетологів.

Кращі практики застосування маркетингових технологій в Україні.

Маркетинг для фінансової сфери.

Логістика.

З повагою,

Опанас Мартиненко,

канд. экон. наук., доцент,

секретар організаційного комітету

Адреса_

Телефони_

Однак на практиці серед ділових листів, на жаль, трапляються справжні "шедеври". Тому нижче наведемо кілька правил, які, здавалося б, є загальновідомими, проте про них часто забувають.

• 1. Для першого контакту з незнайомим адресатом надсилається суто офіційний лист з обов'язковим зазначенням імені та по батькові отримувача на початку листа, прізвища, ім'я, по батькові та посади відправника наприкінці його. Не можна забувати про слова ввічливості!
• 2. Не потрібно забувати про терміни надсилання листів. Так, на отриманий лист відповідь надається не пізніше ніж через тиждень; листи з подякою за гостинність надсилаються через тиждень після від' їзду; листи з поздоровленням - у тижневий термін після отримання повідомлення про цю подію; листи із жалобою - протягом 10 днів після повідомлення про печальну подію. Крім цього, листи із жалобою слід писати від руки, щоб отримувач відчував шанобливе ставлення до нього.
• 3. При викладенні сутності питання не слід використовувати фрази, які можуть бути інтерпретовані по-іншому. Наприклад, фраза: "Якщо Ви згідні, зателефонуйте нам за номером ...." може сприйматися як нетактовна, фамільярна, вказівна. В діловому листі її краще замінити на таку: "У разі Вашої згоди Ви зможете зателефонувати нам за номером ." У такому разі за адресатом залишається право вибору.
• 4. У ділових листах слід бути тактовним і не використовувати фраз, які можуть образити адресата. Навіть негатив бажано оформити у позитив. Для цього варто уникати особових звинувачень, некоректних жартів, образів, з якими адресат може ототожнювати себе, фамільярних звернень, не вказувати на расове та національне походження, релігійність. Наприклад, фразу: "Поламка виникла в результаті недотримування Вами вказівок, викладених в інструкції з експлуатації" краще замінити на "Згідно з правилами експлуатації, зазначеними в інструкції, поламка . могла виникнути внаслідок ." У першому реченні ми звинувачуємо адресата в тому, що він не дотримувався вказівок, зазначених в інструкції, в другому - робимо те саме, але у м'якішій та безособовій формі. Речення: "Ми гарантуємо, що фарба, якою покритий корпус автомобіля, протягом його експлуатації не втрачатиме свій колір і не лущитиметься" краще замінити на: "Ми гарантуємо, що фарба, якою покритий корпус автомобіля, протягом його експлуатації залишатиметься яскравою та гладенькою". Не має місця в ділових листах і таким словам, як "Лєночка", "Свєточка", "Воло-дька", "Цілую" та "Обіймаю" тощо.
• 5. У діловому листі потрібно звертатися до конкретної особистості й не можна використовувати фрази на зразок: "Такі люди, як Ви, полюбляють (одягаються, звертаються, використовують та ін.) . тому ми пропонуємо Вам .", "Професіонали Вашого рівня", "Наша продукція орієнтована на тих, хто цінує кожну робочу хвилину, тому ми вирішили запропонувати її Вам". Ці фрази об' єднують людей у певні групи, і адресат вже не відчуватиме своєї індивідуальності. Якщо потрібно підкреслити вигідну пропозицію, то вона має бути вигідною тільки для цієї людини. Наприклад: "З метою поліпшення Вашого тонусу (здоров' я, настрою) ми пропонуємо Вам .", "Для підвищення конкурентоспроможності Вашої продукції ."
• 6. У діловому листуванні не можна використовувати слова, які дискри-мінуватимуть адресата за статтю. Так, деякі люди нині активно стали розмежовувати професії за статевими ознаками: бізнесмен - бізнесвумен, колега - колегиня, майстер - майстриня, стюард - стюардеса, медбрат - медсестра та ін. Безсумнівно, такі слова мають право на існування в українській мові, однак у ділових листах їх краще уникати, замінюючи словами "людина", "персонал" (бізнесмен - людина, що займається бізнесом; офіціант - обслуговуючий персонал), застосовуючи множину замість однини (службовець - службовці, працівник - працівники).
• 7. Стиль ділового листа має підкреслювати направленість на адресата. Не "я/ми хочу/хочемо висловити свою вдячність за ...", а "дякуємо Вам за допомогу в .", "запрошуємо Вас виступити з доповіддю на .".
• 8. Якщо листування здійснюється електронною поштою, потрібно простежити, щоб у тексті листа не з' являлися посилання на соціальні та розважальні сайти.

Залежно від змістовного наповнення ділові листи значно різняться між собою. Види ділових листів наведено в табл. 10.

Таблиця 10

ВИДИ ТА ЦІЛІ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ