Загальне уявлення про інформаційні системи

Виробничі та господарські підприємства, організації, фірми, корпорації, банки являють собою складні системи. Лід системою розуміється сукупність пов'язаних між собою і з зовнішнім середовищем елементів, функціонування яких спрямоване на реалізацію конкретної мети або досягнення корисного результату [9,10,12,14]. Відповідно до цього визначення практично кожен економічний об'єкт (організацію) або його частину можна розглядати як систему, яка прагне у своєму функціонуванні до досягнення поставленої мети.

Під системою розуміють будь-який об'єкт, який одночасно розглядається як єдине ціле, і як об'єднана сукупність різнорідних елементів, для досягнення певної мети. Системи значно відрізняються між собою як за складом, так і за головними цілями. Наведемо кілька систем, що складаються з різних елементів і спрямованих на реалізацію різних цілей (табл. 1.1).

Таблиця 1.1

Приклади систем різного призначення

Для опису системи використовують поняття:

• 1. Структура(елементи і взаємозв'язки між ними);
• 2. Входи і виходи (інформаційні потоки);
• 3. Закони поведінки (функції, що зв'язують входи і виходи системи);
• 4. Цілі і обмеження (процеси функціонування системи).

Додавання до поняття "система" слова "інформаційна" відображає мету її створення і функціонування. Інформаційні системи забезпечують збір, зберігання, обробку, пошук, видачу інформації, необхідної в процесі прийняття рішень завдань з будь-якій області. Вони допомагають аналізувати проблеми і створювати нові продукти.

В основі будь-якої системи полягає процес. Процес управління в системі – це направлена дія на елементи системи для досягнення певної мети. Ця дія може бути представлена у вигляді інформаційного процесу, що зв'язує зовнішнє середовище, об'єкт та суб'єкт управління [15]. Процеси, що забезпечують роботу інформаційної системи будь-якого призначення, умовно можна представити у вигляді (рис. 1.9):

Рис. 1.9. Структура системи управління економічним об'єктом

В основі інформаційної системи полягає процес виробництва інформації. У цьому розумінні інформаційна система – є системою (суб'єктом) управління, а процес виробництва інформації є об'єктом управління [9].

На сьогодні багато вчених дають різне визначення поняттю "Інформаційна система". У загальному розумінні організаційні системи, в яких оброблення інформації відбувається за допомогою засобів обчислювальної техніки, називають (автоматизованими) інформаційними системами управління. Можна також керуватися одним із таких визначень: інформаційна система – це взаємопов'язана сукупність засобів, методів і персоналу, що функціонує спільно для досягнення певної мети та здійснює опрацювання та виведення інформації.

Організаційна структура економічного об'єкту регламентує схему інформаційних потоків системи управління, рівні прийняття рішень. Типовими організаційними структурами є: управлінська інформація – це сукупність планової, нормативної і директивної інформації, яка формується управлінським апаратом (суб'єктом управління) відповідно до мети управління і інформації про зовнішнє середовище.

Обліково-звітна інформація формується об'єктом управління і відображає внутрішній стан і ступінь впливу на об'єкт зовнішнього середовища.

Інформація про зовнішнє середовище – це нормативно- законодавча інформація (створювана державними установами) і інформація про кон'юнктуру ринка (створювана конкурентами, постачальниками, споживачами).

Вихідна інформація призначена для інших об'єктів економіки та організацій (звітна фінансова інформація – для державних установ, інвесторів, кредиторів і т.д.; маркетингова інформація – для потенційних споживачів і т.п.).

Потоки керуючої інформації, направляються від суб'єкта до об'єкта управління. В основі процесу управління системою є інформаційний обмін, який циклічно здійснює наступні процедури:

• 1. Збір інформації про поточний стан об'єкту управління;
• 2. Аналіз отриманої інформації і порівняння поточного стану об'єкту з бажаним;
• 3. Вироблення керуючої дії, що перетворює поточний стан об'єкту – в бажаний;
• 4. Передача керуючої дії об'єкту.

Ефективність управління досягається за допомогою зворотного зв'язку від об'єкту управління. Зворотний зв'язок – це інформація, перероблена людьми даної організації для корекції вхідної інформації.

Суб'єкт управління на основі аналізу інформаційних потоків приймає відповідні управлінські рішення.

Інформаційний контур разом із засобами збору, передачі, обробки та зберігання інформації, а також персоналом, що здійснює ці дії з інформацією, утворює інформаційну систему організації.

Інформаційні системи організують управління і прийняття рішень та суттєво підвищують якість, повноту, точність, достовірність і своєчасність прийнятих рішень. Функції інформаційних систем реалізуються двома класами завдань: інформаційними та технологічними.

Інформаційні завдання забезпечують переробку і представлення інформації, які безпосередньо використовуються у процесах управління та прийняття рішень людиною. Технологічні завдання пов'язані з актуалізацією баз даних, підтриманням їх у цілісному стані, експлуатацією, налаштуванням інформаційної системи.

До інформаційних систем пред'являються такі вимоги:

• – здатність до змін і налаштуванні на нові функціональні області;
• – реакція системи на запити користувачів в необхідний період часу;
• – можливість розширення додатків і включення нових додатків;
• – технологічність інформації та супроводження системи;
• – ефективність використання обчислювальних ресурсів.

Економічна інформаційна система (ЕІС) – це сукупність внутрішніх і

зовнішніх потоків прямого і зворотного інформаційного зв'язку економічного об'єкта, методів, засобів, фахівців, що беруть участь в процесі обробки інформації і виробленні управлінських рішень. Інформаційні системи, як і інформація, і інформаційні технології, існували з моменту появи суспільства, оскільки на будь-якій стадії його розвитку існує потреба в управлінні. А для управління потрібно систематизована, заздалегідь підготовлена інформація.

Таким чином, місія інформаційних систем – виробництво потрібної для організації інформації, щоб забезпечити ефективне управління всіма її ресурсами, створити інформаційну та технічну середовище для здійснення управління організацією [9].

Перші інформаційні системи з'явилися у 50-х pp.. У ці роки вони були призначені для обробки рахунків і розрахунку зарплати, а реалізовувалися на електромеханічних бухгалтерських рахункових машинах. Це призводило до деякого скорочення витрат і часу на підготовку паперових документів. 60-і pp., знаменуються зміною ставлення до інформаційних систем. Інформація, отримана з них, стала застосовуватися для періодичної звітності за багатьма параметрами. Для цього організаціям стало потрібно сучасне обладнання широкого призначення (електронно-обчислювальні машини), здатне обслуговувати безліч функцій, а не тільки обробляти рахунки і рахувати зарплату, як було раніше. У 70-х-початку 80-х pp., інформаційні системи починають широко використовуватися як засіб управлінського контролю, що підтримує і прискорює процес прийняття рішень. До кінця 80-х pp., концепція використання інформаційних систем знову змінюється. Вони стають стратегічним джерелом інформації використовуються на всіх рівнях організації будь-якого профілю. Етапи розвитку інформаційних систем наведено у табл. 1.2 [9,10,12,14].

Таблиця 1.2

Етапи розвитку інформаційних систем