ОБЛІК РОЗРАХУНКІВ ЗА ЗАКОРДОННИМИ ВІДРЯДЖЕННЯМИ

Поняття закордонних відряджень

Здійснення зовнішньоекономічних відносин у певних випадках зумовлює необхідність закордонних відряджень керівників, менеджерів чи інших відповідальних працівників підприємства. Зокрема, відрядження за кордон здійснюють для укладання зовнішньоторговельних контрактів, підписання протоколів про наміри співробітництва, участі у виставках, ярмарках, стажування, навчання працівників тощо.

Основними нормативними документами, що регулюють порядок оформлення закордонних відряджень, є Податковий кодекс України, Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, Постанова Кабінету Міністрів України "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів", Постанова Кабінету Міністрів України "Про граничні норми добових витрат для відрядження членів екіпажів суден, інших транспортних засобів та суми, що спрямовуються на їх харчування замість добових витрат".

Вимоги Податкового кодексу України застосовуються до всіх суб'єктів господарювання, а положення Інструкції – до підприємств, установ, організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

При здійсненні закордонних відряджень виникає необхідність їх оформлення, видачі підзвітних сум іноземною валютою, відображення розрахунків із підзвітними особами на рахунках бухгалтерського обліку. При цьому виникають певні особливості, пов'язані зі специфікою відображення витрат за закордонними відрядженнями у фінансовому обліку та врахування їх для цілей оподаткування.

Оформлення закордонних відряджень

Оформлення відряджень підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон регламентує, що службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

У випадках, якщо філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом). Службові поїздки працівників, постійна робота яких передбачає перебування у дорозі та має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником або уповноваженою ним особою.

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням додається його копія з перекладом) і кошторису витрат^[1].

Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, зазначених у Постанові Кабінету Міністрів України "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів"^[2].

Кошторис витрат на відрядження повинен включати вартість проїзду в обидві сторони; проживання в готелі; добові, виходячи із кількості днів перебування за кордоном – за нормами в іноземній валюті та до моменту перетинання кордону – за нормами в національній валюті. Оформляють кошторис у довільній формі.

Підприємство, що відряджає працівника за кордон, забезпечує його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Працівника ознайомлюють з довідкою-розрахунком на виданий йому аванс та з чинними положеннями про звітування за його використання. Придбання іноземної валюти в уповноваженому банку та відображення відповідних операцій у бухгалтерському обліку здійснюються згідно з вимогами чинного законодавства.

Державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, за наявності підтвердних документів відшкодовуються:

• 1) витрати:
  • – на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
  • – на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях;
  • – на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат для держави, до якої відряджається працівник, за всі дні проживання;
  • – на бронювання місць у готелях (мотелях) у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;
  • – на користування постільними речами в поїздах;
  • – на оформлення закордонних паспортів;
  • – на оформлення дозволів на в'їзд (віз);
  • – на оплату вартості страхового поліса життя або здоров'я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу) за наявності оригіналу такого поліса з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування;
  • – на обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження;
  • – на оплату службових телефонних розмов;
• 2) комісійні витрати у разі обміну валюти.

Підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених постановою Кабінету Міністрів України^[3].

Суми добових на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, залежать від країни і коливаються від 25 USD (Азербайджан, Білорусь, Грузія) до 50 USD (Франція, Японія, Німеччина, США)^[3].

У випадку, якщо сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат, то сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, перевищує затверджену суму добових витрат або дорівнює такій сумі, то сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить.

Якщо працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням стороною, яка приймає, або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів, то добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави, зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків – при дворазовому, 35 відсотків – при триразовому харчуванні^[3].

Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті. Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток. Уповноважений банк здійснює видачу готівкової іноземної валюти з поточного, депозитного рахунків через касу банку за заявою на видачу готівки.

Вибуття працівника у закордонне відрядження, як і повернення на підприємство, реєструють у спеціальному журналі.

Таблиця 10.1

Журная реєстрації відряджень

У наведеному журналі дату вибуття у відрядження та дату повернення з нього слід вказувати за документами, які додаються до звіту (квитки, квитанції тощо), оскільки нерідко дати перетину кордону e закордонному паспорті можуть відрізнятись від фактичного прибуття працівника з відрядження. Тому необхідно враховувати тривалість переїзду до та від кордону територією України. Проте якщо дата перетину кордону припадає на наступну добу, то граничні норми відшкодування добових визначаються за даними відміток у закордонному паспорті, а добові за час переїзду до кордону нараховуються за нормами, що встановлені для відряджень у межах України.

Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України. У разі відсутності такої зупинки добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон. Якщо працівника направлено у відрядження до двох або більше держав, то день повернення в державу перебування (день перетину кордону) відшкодовується за нормами останньої держави відрядження.

• [1] Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р., № 59 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р., № 362).
• [2] Постанова Кабінету Міністрів України "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково угримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" від 02.02.2011 р., № 98.
• [3] Постанова Кабінету Міністрів України "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" від 02.02.2011 р., № 98.
• [4] Постанова Кабінету Міністрів України "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" від 02.02.2011 р., № 98.
• [5] Постанова Кабінету Міністрів України "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" від 02.02.2011 р., № 98.