Облік рахунків за закордонними відрядженнями

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за встановленою формою до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник:

• а) завершує таке відрядження;
• б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів така сума повертається працівником у касу або зараховується на банківський рахунок підприємства до або під час подання Звіту.

При цьому якщо під час службового відрядження працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, то він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі, яка застосовувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами) (табл. 10.2).

Таблиця 10.2

Терміни подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження

Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримала такі кошти на підприємствах всіх організаційно- правових форм або у самозайнятої особи.

Якщо працівник не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення третього або п'ятого, а в окремих випадках – десятого чи двадцятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії), то така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб відповідно до Податкового кодексу за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Дохід у вигляді надміру витрачених коштів включається до складу доходів працівника у звітному місяці та обкладається податком на доходи фізичних осіб за ставками:

• • 15% – до суми в межах 10-кратного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня звітного року;
• • 17% – до суми перевищення 10-кратного розміру мінімальної заробітної плати.

Для визначення бази оподаткування доходу у вигляді надміру витрачених (не повернутих) коштів застосовується підвищувальний коефіцієнт:

• – до суми доходу, що оподатковується за ставкою ПДФО 15%, – 1,176471;
• – до суми доходу, що оподатковується за ставкою ПДФО 17%, – 1,20482.

Якщо працівник відзвітував про використання підзвітних коштів із запізненням, але при цьому в нього немає залишку, що підлягає поверненню, то об'єкт оподаткування ПДФО відсутній.

До суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію і проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання і розповсюдження подарунків у межах граничного розміру таких витрат, передбаченого Податковим кодексом, що здійснені таким платником та / або іншими особами з рекламними цілями.

Фізична особа, що отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім: "Звіт перевірено", "Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером", бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти, та "Звіт затверджено", які підписуються керівником.

Приклад. З 29 травня 2014 року по 3 червня 2014 року працівника направлено у відрядження у США на 6 днів. 26 травня 2014 року з каси підприємства видано аванс 900 дол. США. Дати перетину кордону відповідають виправдним документам: 29 травня 2014 року – 3 червня 2014 року. Звіт і підтвердні документи про використані у відряджені кошти подані і затвердженні 4 червня. Залишок повернуто цього ж дня в касу.

У рахунку на оплату вартості проживання в готелі на суму 600 дол. США за 5 днів включено вартість одноразового харчування.

Облікова політика підприємства щодо відряджень сформована з врахуванням вимог Податкового кодексу і на основі Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон.

Офіційний курс НБУ становив: 26 травня – 12,0 грн. за 1 дол. США; 29 травня – 12,1 грн. за 1 дол. США; 4 червня – 12,15 грн. за 1 дол. США.

Розрахунок витрат:

Добові (розмір добових при відрядженні до США – 50 дол. США):

• 50 дол. США × 80%=40 дол. СІЛА (з врахуванням сніданку);
• 40 дол. США × 5 днів х 12,0 = 2400 грн.;
• 50 дол. США × 1 день х 12,0 = 600 грн.

Витрати на проживання:

600 дол. США × 12,0 = 7200 грн.

Загальна сума витрат:

600 дол. США + 200 дол. США + 50 дол. США = 850 дол. США.

Якщо працівник, вибуваючи у відрядження, не отримував авансу в іноземній валюті, то, незважаючи на те, що до авансового звіту будуть додані документи, які засвідчують її витрачання за кордоном, розрахунки з ним проводять у гривнях за курсом валюти на дату складання авансового звіту.

Таблиця 10.3

Відображення в обліку операцій за закордонним відрядженням

Аванс на відрядження за кордон може бути перерахований на корпоративну банківську платіжну картку. Для того, щоб видати аванс на відрядження у гривнях, необхідно емітувати гривневу корпоративну платіжну картку. Маючи картку, яка відкрита у гривнях, за кордоном можна зняти готівкову валюту чи оплатити послуги карткою. У випадку здійснення розрахунку з використанням платіжної картки у валюті, яка відрізняється від валюти карткового рахунка, уповноважений банк здійснює перерахунок суми за операцією у валюту карткового рахунка за курсом, порядок установлення якого визначається у договорі між клієнтом та уповноваженим банком-емітентом. Тобто операцію з використання гривень за кордоном для оплати послуг в іноземній валюті відображають як операцію з придбання валюти за курсом, який визначає обслуговуючий банк.

Для обліку коштів на карткових рахунках і розрахунків за допомогою корпоративних банківських платіжних карток використовуються рахунки: 313 "Інші рахунки в банку в національній валюті" та 314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті".

При сплаті витрат карткою відбувається списання коштів із карткового рахунка на підставі відповідних документів, що формуються платіжною системою. Таким чином, у момент оплати витрат із застосуванням платіжної картки виникає заборгованість підзвітної особи перед підприємством, яку відображають за дебетом рахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Незалежно від форми здійснення витрат у відрядженні авансовий звіт повинен бути представлений у бухгалтерію протягом термінів, розглянутих у табл. 3.2.

Приклад. Підприємство замовило в уповноваженому банку випуск (емісію) корпоративної картки. За умовами договору картка є власністю уповноваженого банку і після розірвання договору повинна бути повернута до банківської установи. Умовна вартість картки – 20 грн. За емісію корпоративної картки банку сплачено 50 грн. Підприємство перерахувало на картрахунок 100 000 грн.

Працівником, який перебував у відрядженні, за допомогою картки сплачено вартість проживання у готелі – 100 євро. Офіційний курс іноземної валюти на момент оплати – 18,00 грн. за 1 євро.

Таблиця 10.4

Відображення в обліку операцій за розрахунками корпоративною карткою

Таким чином, у разі оплати послуг платіжною карткою датою видачі коштів під звіт є дата списання коштів з карткового рахунка. Відповідно, в момент оплати послуг карткою працівник отримує не гривні, а іноземну валюту.