Текст документа. Способи викладу матеріалу в тексті документа

Текст – основоположний реквізит будь-якого документа.

У структурі тексту документа прийнято виділяти вступ, доведення й закінчення.

У чистому вигляді названі способи викладення матеріалу в текстах документів трапляються рідко. Здебільшого в тексті одного документа різні поєднуються різні способи викладення тексту.

Офіційні службові документи оформлюються відповідно до вимог, визначених такими державними стандартами:

• • ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення";
• • ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови";
• • ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів".

Для складання ділових паперів використовується папір формату А4 або А5. За державним стандартом з обох боків сторінки мають бути поля: ліве – 35 мм (використовується для резолюцій, позначок, а також таке поле служить для підшивання); праве – 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).

Під час укладання документа слід дотримуватися таких технічних правил:

• • на бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу, розмір яких відповідає розмірові бланку;
• • підпис можна ставити на сторінці, на якій має бути не менше двох рядків основного тексту документа;
• • складний текст документа рубрикується для його швидкого опрацювання;
• • переноси в назвах і заголовках не допускаються;
• • після назв і заголовків розділові знаки не ставляться;
• • не можна писати назву або заголовок наприкінці сторінки, якщо на цій сторінці не можна розмістити три рядки тексту (тоді увесь текст потрібно перенести на наступну сторінку);
• • не бажано відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;
• • не треба починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, потрібно розпочати новий абзац на наступній сторінці;
• • не можна розривати слово на межі сторінок: потрібно перенести слово на наступну сторінку;
• • у документі, який займає одну сторінку, аркуші не нумеруються;
• • у документах, укладених на двох і більше сторінках, нумерація починається з другого аркуша (ставиться цифра 2);
• • якщо текст друкується тільки з одного боку аркуша, нумерація проставляється посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю;
• • якщо текст друкується на обох боках аркуша, непарні номери сторінок проставляються в правому верхньому кутку аркуша, а парні – в лівому.

Отже, той чи той текст стає документом тільки тоді, коли він укладений і засвідчений за визначеною у справочинстві формою.

Стандартизація ділового тексту

Стандартизація мови документів – це встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови синтаксичних конструкцій; процес встановлення і застосування оптимальних норм оформлення документації, прийнятих в установленому порядку для загального й багаторазового їх використання.

Усі документи за способом викладу матеріалу поділяються на такі групи:

• • документи з низьким рівнем стандартизації;
• • документи з високим рівнем стандартизації.

У документах із низьким рівнем стандартизації можна передбачити й сформулювати лише найзагальнішу інформацію (окремі компоненти формуляра), а спосіб викладу залежить від змісту того, про що буде йти мова в кожному конкретному документі, від ситуації ділового спілкування.

За способом викладу матеріалу тексти документів низького рівня стандартизації поділяються на такі види: розповідь, опис, міркування.

Порядок викладу інформації в таких документах може бути прямим (обставини (причини) появи документа + мета укладання документа) або зворотним (мета укладання документа + пояснення, факти).

У документах високого рівня стандартизації наперед визначений не лише їх формуляр, а й уживані слова, словосполучення й речення, крім інформації, що стосується кожного конкретного випадку, для якої на заздалегідь заготовлених бланках залишають місце для заповнення.

Процес укладання документів з високим рівнем стандартизації проводиться за такими етапами:

• • добір стандартних конструкцій, доречних у кожному окремому випадку;
• • заповнення формуляра;
• • побудова синтаксичних конструкцій (за прийнятими зразками), не передбачених формулярами бланків.

Логічна структура будь-якого документа має бути добре продуманою, фактичний матеріал – достовірним, актуальним (важливим у кожній конкретній ситуації), вжиті стандартні мовні звороти – доцільними і вдалими.